《档案管理方案通用3篇》
档案管理方案（精选3篇）
档案管理方案 篇1
市文化市场综合执法支队
为适应新时期档案工作发展要求，进一步加强支队档案工作，提高档案工作管理和利用服务水平，实现支队档案工作目标管理省一级标准达标，结合工作实际，特制定如下工作方案。
一、创建目标与要求
档案工作是支队工作的重要组成部分，是提高支队办公效率和工作质量的重要基础。根据《湖北省机关档案工作目标管理考评办法》规定，省一级重点考评本单位档案工作的规范性，省一级重点考评本单位档案工作的先进性，省特级重点考评系统档案工作的规范性、先进性。通过创建，综合评分达到省一级档案目标管理考评标准。
二、主要创建内容
（一）组织管理
1、成立领导小组，制定工作计划，明确档案工作职责。
2、制发档案管理办法，“三合一”制度，制定档案保管、保密、利用、统计、移交和档案人员岗位责任制度。
3、学习《档案法》、《湖北省档案管理条例》，参加档案法规和业务培训，落实档案员待遇。
4、法规、制度上墙。
5、档案集中统一管理，对系统档案工作进行监督、指导，积极参加档案工作协作组活动。
（责任单位：档案室）
（二）设施建设
1、库房、办公室、档案室“三室分开”，建立实物档案陈列室。
2、“九防”设施完备（防火、防盗、防高温、防潮、防雷、防尘、防光、防鼠、防虫）。
3、装具设备等符合国家和省档案行业标准规定。
（责任单位：档案室，各大队、科、室配合）
（三）基础业务
1、六大门类（文书、案卷、会计、电子、声像、实物）的档案收集齐全，整理规范，符合要求。
2、档案整理，分类科学，期限划分准确，排列编号有序，目录填写完整，装盒规范美观。
3、建立台账、统计、鉴定和日常保管的记录（温湿度、防虫霉药和库房杀虫灭菌等）。
4、移交、销毁有台账，手续齐全。
（责任单位：办公室，各大队、科、室配合。文书、电子、声像档案由办公室收集整理，案卷、文书、实物档案由法制科收集整理）
（四）现代化管理
1、配备专用计算机和应用软件，并开始纸质与电子档案同步生成、管理与利用。
2、建立目录数据表，重要档案按规定格式要求进行全文导入或扫描。
（责任单位：档案室，各大队、科、室配合）
（五）开发利用
1、编有纸质文书档案案卷目录和专业档案案卷目录。
2、有利用查阅登记台账记录。
3、规范编写全宗介绍、组织沿革、大事记、专题汇集、概要等参考资料。
4、利用档案对工作服务的效果。
（责任单位：档案室，各大队、科、室配合）
三、创建措施
（一）加强组织领导
成立档案目标管理领导小组，由党支部副书记任组长，办公室主任任副组长，各大队、科、室负责人为成员。领导小组下设办公室，负责办公室日常工作。
聘请市档案局局1-3名业务技术骨干为业务指导员，现场指导省一级档案目标管理工作，立足支队工作实际，本着缺什么、补什么的原则，按照《考评标准及自查、考评记录表》的考核项目逐条逐项落实到位，确保支队档案目标管理工作升级达标。
（二）保障经费投入
对照《湖北省机关档案工作目标管理考评办法》要求，实行库房、办公室、档案室“三室分开”，建立实物档案陈列室，保证设施建设、档案整理相关工作经费，按政策落实档案员待遇。
（三）加强检查督办
根据本方案明确的责任，实行一旬一检查，对进展缓慢、工作配合不力的进行批评，对影响今年档案工作达标的科室和个人实行责任倒查。
市文化市场综合执法支队
二○××年五月五日
档案管理方案 篇2
档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学的、规范的档案管理能有效地为楼宇及公用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。物业管理的档案建立与管理必须采用先进电子计算机技术，通过档案“集中化、有序化、信息化”科学管理程序，达到资源共享、合理利用的目的。我们拟对园区内所有物业管理服务的项目采取标准化、制度化的管理原则，进行系统化处理、智能化运用，由具有专业素质的管理人员进行管理。 一、档案管理运作环节
1、资料的收集
（1）设立档案室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，由行政部负责档案的管理。建立相应的规章制度，对所有档案资料进行严格管理。
（2）从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料，物业构成的方方面面资源都要进行资料收集。
2、资料分类整理
收集后的所有信息，由行政助理负责集中整理。根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分，做到条理清晰、分类合理。
3、资料归档管理
（1）拟采用原始档案和电脑档案双轨制进行资料的归档管理。 （2）采用多种形式的信息贮存方式，有电脑磁盘、CDR、照片等，分别采用相应的保管贮存方法。
（3）档案分类组卷考虑园区管理实际科学细分，按不同业务性质、编号、造册、编辑、并分柜保存，运用计算机等先进的管理手段，尽可能把其他形式档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。 （4）档案的出室必须由行政助理经登记后方可借出；
入室时，须由行政助理进行检查，如有破损，立即修复，并追究有关人员的责任。行政助理需及时收回在外文件，严防文件的流失。 （5）严格内部文件资料的保密制度，需保密文件及区域必须加密，确保文件的安全。
（6）加强档案的安全管理，配置消防器材，档案柜、锁条例防盗、防火、防虫、防鼠、防潮湿的要求。
4、档案的运用
采用科学检查及多媒体查询的方法，随时可以查阅调用所有管理资料如客户资料、装修资料、财务状况等，文件目录条理清晰，便于档案使用查询、工作的监督和检查。
二、档案资料分类
（一）接管移交档案资料
1、产权资料
（1）规划图纸、项目批文、用地批文
（2）建筑许可证、投资许可证、施工许可证
（3）拆迁安置材料
2、技术资料 （1）红线图、总平面图
（2）地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告 （3）工程合同、工程预决算
（4）工程设计变更、通知及技术核算单 （5）竣工图： ①单晶体建筑、结构、竣工图 ②消防、燃气、智能化等工程及地下管网竣工图
（6）房屋、消防、燃气竣工验收证明书 （7）钢材、水泥等主要材料的质量保证书 （8）新材料、构配件的鉴定合格证书
（9）供水、供电、电梯、消防、智能化等设备的检验合格证书及其设备技术资料
（10）砂浆、混凝土试块、试压报告 （11）绿化工程竣工图
（12）其他技术资料（智能化设备） （二）管理处自建档案资料
1、物业资料
（1）服务区基本资料
（2）分区资料
（3）商业网点资料
（4）娱乐设施资料
2、师生资料
（1）师生入住资料 （2）师生宿舍维修档案 3、日常管理资料 （1）值班表 （2）交接班记录表 （3）园区搬出（入）物品登记 （4）日常事务巡视记录 （5）事务回访登记表 4、车辆管理资料 （1）车辆详细资料 （2）车位使用协议 5、装修资料 （1）装修申请表（附图纸） （2）装修工程队安全责任书 （3）临时施工人员登记表 （4）施工单位营业执照 （5）消防责任书 6、维修资料 （1）维修登记表 （2）维修服务派工单 （3）维修回访记录 （4）公共设施维修记录 7、治安管理资料 （1）日常巡查记录、交接班记录、值班记录 （2）查岗记录、闭路电视监控系统录像带 （3）物资搬运放行记录、紧急事件处理记录 8、设备管理资料
（1）公用设施保养维修记录 （2）机电设备保养维修运行记录 （3）设备分承包方维修保养记录 （4）设备检查记录
9、校区文化资料
（1）各项活动计划及实话记录 （2）校区文化活动图片及录像记录 （3）新闻传媒报导
10、员工管理资料
（1）员工个人资料、入职表格 （2）业绩考核及奖惩记录 11、培训资料
（1）各项培训计划及实施记录 （2）培训考核记录
（3）外出考评及参加演练记录 12、客户反馈资料 （1）服务质量回访记录表 （2）意见调查、统计记录 （3）投诉及处理记录表 13、行政文件资料
（1）政府部门文件
（2）物业公司文件
（3）管理处规章制度、通知、通报等文件
（4）管理处荣誉一览表
（5）管理处接待来访参观记录表
三、文件管理制度
1.目的
规范本公司管理体系运行中文件的管理工作，实施有效的文件控制，确保在各个部门、各个使用场所可获得适用文件的有关版本，并防止使用作废文件。
2.适用范围
适用于本公司管理体系文件、包括与体系相关的外来文件的控制和管理。
3.职责
3.1行政部是本程序归口管理部门
负责组织公司各层次文件的编制工作；
负责公司各层次文件和外来文件的发放、回收、作废等管理。
3.2其他职能部门
负责组织与本部门主要职责有关的程序、作业性文件等的编制；
负责组织本部门文件评审、修订。
3.3分管主管
负责审批职能相关的作业性文件。 3.4综合事务部
负责审批支撑部门出台的作业性文件。 3.5 项目经理
负责本项目管理手册、程序文件的审批；
负责财务管理、薪酬管理、绩效管理、涉及费用方面等文件的审批；
负责涉及全公司重大事项的公告、通知等文件的审批； 负责人事任免文件的审批。
4.工作程序
4.1文件分类。
4.4.1管理手册（含管理方针、目标、组织机构、部门职责、管理体系要求等）。
4.4.2程序文件。
4.4.3作业性文件（包括：工作标准卡、规程、规范、制度等）。 4.4.4记录表单。
4.2 文件的编写。
4.2.1管理手册。
由项目经理指定人员编写。
4.2.2程序（办法）。
由相关职能部门经理编写。
4.2.3作业性文件的编写。
由主管该项工作的职能部门负责人编写。 4.2.4记录表单
由主管该项工作的职能部门负责人编制。 4.3文件格式
各类文件应有统一的编制要求与表达形式，具体按公司统一规定执行。
4.4文件的编号
4.4.1公司级文件的编号
管理手册编号：××01-20xx, -表示公司简称、01表示一层文件、20xx表示发布年号。
4.4.2 程序的编号
××02-0N，—表示公司简称， 02-表示二层文件，0N表示序列号。
4.4.3作业性文件编号
××02-0N-0N，—表示公司简称， 0N-0N表示二层、三层文件相应序列号。
4.5文件的审核与批准
4.5.1文件的审核
（1） 文件审核的流程为：
管理手册：总经理审核批准。
程序文件：部门经理编制 → 分管领导审核（或会审）。
作业性文件：主管编制→经理审核（或会审）。
（2）文件审核的要求
文件编写部门负责组织文件的会审工作，参加文件会审的部门应是与此文件相关的主要执行和配合部门。相关人员审核文件的正确性、可操作性、以及与其他部门职责的接口关系等。
（3）文件经审核，发现不符合要求的，由编写部门重新编写或补充修订。
4.5.2 文件的批准
(1) 文件的批准权限按本办法第3章“职责”的明确规定。
(2) 批准应在文件会审完成后进行，文件的批准应确保文件是充分与适宜的。
4.6 文件的发放
4.6.1文件发放范围
文件所涉及的相关的部门，均应能得到文件的有效版本。
4.6.2 文件发放形式：
（1）管理手册、程序文件（含表单）、作业性文件（含表单）打印一份，经批准后，按文件清单顺序装订成册，各项目部分发一份、总经理一份、行政部留底一份；
（2）副总、总经办、职能部门需要的文件，转换成PDF格式，《管理手册》单独成册、程序文件和作业性文件组合成册，形成文件夹，统一公布在公司的指定的网络平台上，同时以《文件发放通知单》通知相关人员，相应人员签名确认。
4.6.3 基层单位需要进一步下发或张贴文件，行政部打印、独立分发并做好发放登记。
4.6.4 特殊的领用
未列入文件发放范围而确需使用文件的人员或部门没有相应文件的，由部门负责人向行政部提出申请，经分管总监批准后发放，同时行政部做好发放记录。
4.7 文件的日常管理
4.7.1行政部指定专人负责公司文件管理
4.7.2文件管理员和文件持有者应妥善保管理好文件（指纸质文件），保持文件清晰，防止文件丢失、损坏。
4.7.3文件持有者调离、转岗时，文件管理员应及时收回其文件，并做好记录。
4.7.4对密级文件，原文件应有密级标识，加盖“密级文件”印章，并按照相关保密规定做好保密工作。
4.7.5受控文件不允许复印和外借，需要时可到文件管理部门查阅文件。
4.8 文件的评审与更改
4.8.1文件的评审、修订、发放
（1）已实施的文件应定期进行评审，以确保持续的适宜性。评审周期至少每年进行一次；
（2）过程使用发现文件问题，可由相关人员提出，填写《文件修订申请表》，经原文件审核、批准岗位审核、批准后，由原编写部门修订，修订后按以上程序发放。
（3）发放新修订文件时，行政部文件发放人员应收回旧文件。所有被更改的原文件必须由发放部门收回，进行统一处理（可进行换页，或作废），以确保有效文件的唯一性。
（4）文件经多次更改，或进行大幅度更改时，应进行换版，原版文件及时作废，换发新版本。
4.9 文件的作废
4.9.1文件作废时应由文件归口部门填写《作废文件处理单》，行政部经理审核，文件批准人审批。
4.9.2作废文件要及时从使用部门收回并记录，以防止作废文件的非预期使用。如需保留的，在作废文件上加盖“作废”章。
4.10 外来文件的控制
4.10.1 由各职能部门收集主管单位、外部的各类文件、资料，统一在行政部进行备案登记。对非上级指令性文件，应评审其适宜性，以决定分发的部门。
4.10.2 行政部负责将文件呈送公司领导批阅，按领导批阅要求分送至相关部门传阅。
4.10.3 综合事务部负责外来文件的标识和归档管理。
任何部门或个人，不论以任何方式（外出开会、外出工作、送到厂里或收到邮件等）收到外来文件（如：国际标准、国家标准、行业标准、国家法令、法规、集团公司文件等），都应把外来文件交到行政部，识别并确认其适用性，需要下发的外来文件应经过分管领导审批。
四、电子档案管理制度
1.目的
规范公司电子档案管理。
2 范围
适用于公司电子档案管理。
3.工作职责
编辑相关部门：对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。
电子文件形成部门：负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。
综合事务部负责电子文件的管理，电子文件形成部门要提供协助和支持。
4.工作要点
4.1归档方法
4.1.1 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。
4.1.2为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
4.1.3 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
4.1.4 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。
4.2编辑电子文件的收集与积累
4.2.1 收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。
4.2.2 收集积累要求
（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。
（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
（5）用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
（6）用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
（7）用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。
（8）用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
（9）由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。
（10）通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。
（11）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
4.2.3 收集、积累方法
（1）及时按照要求制作电子文件备份。
（2）每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。
（3）电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。
（4）电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；
U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
4.3电子文件的整理
4.3.1 电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。
4.3.2 电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。
4.3.3 归档电子文件应填写登记表。 电子文件的归档 应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。
4.3.4归档范围电子文件的归档范围的划分，可参照国家关于文件的现行有关规定执行。
4.3.5归档时间逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。
4.3.6 检测在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。
4.3.7 归档前的鉴定电子文件的归档鉴定工作，参照国家关于文件的现行有关规定执主，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标只。
4.3.8有效性和完整性鉴定。归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
4.4保管期限的划分。
电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件的现行有关规定执行。
4.5 归档要求
4.5.1 把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作.
4.5.2 本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文牛长期保存的载体。
4.5.3 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。
4.5.4 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。
4.5.5 需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。
4.5.6 原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。
4.5.7 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。 电子档案的移交与保管 电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。 5.检验
5.1 档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的.电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20%合格率应达到100%。
5.2 检验项目
5.2.1 载体有划痕，是否清洁。
5.2.2 有无病毒。
5.2.3 核实电子档案的完整性和有效性审核手续。 5.2.4 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。 5.3 保管要求
电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。
5.3.1 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。
5.3.2 环境温度选定范围: 14℃— 24℃；相对湿度选定范围：45%—60%。
5.3.3 存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。 5.3.4 电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。
5.4 存效性保证
5.4.1 每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。
5.4.2 每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施。
5.4.3 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。
5.4.4 磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
5.4.5 定期检验结果应填人电子档案管理登记表。
5.5 利用
5.5.1 电子档案的封存载体不得外借。
5.5.2 利用时使用拷贝件。
5.5.3 利用时要遵守保密规定。
5.5.4 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。
5.5.5 具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。
5.6 电子档案的销毁鉴定。
5.6.1 电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行。
5.6.2 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。 5.6.3 非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。
5.7 统计档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管，利用等情况进行统计。
五、记录管理制度
1.目的
对管理体系所要求的记录予以控制，为确认管理系统的有效运行提供可证实及可追溯性依据，同时为采取纠正和预防措施以及改进管理系统提供信息。
2.适用范围
适用于项目部各种记录的管理。
3.职责
3.1 各职能部门、项目部经理助理负责记录的归口管理。
3.2各文件的编写人员负责记录的格式编制。
3.3各岗位人员负责如实填写各表格。
3.4项目部各部门主管负责日常记录收集，并按周上交经理助理。
3.5 记录的填写人员对所记录的每一数据、文字负责。
4.工作程序
4.1记录表单的设计与标识
4.1.1各文件的编写人员负责记录的格式编制。
4.1.2 各岗位的记录格式随原文件一起审批。
4.1.3 各相关人员可根据工作需要，提出记录格式设计更改。
4.1.4综合事务部应建立《记录控制清单》，内容包括：记录的名称、保存单位、保存时间等。
4.2记录的填写
4.2.1记录由具体工作人员用水笔填写，并做到及时、准确、完整、清晰。填写人，应履行签字手续。
4.2.2 如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用原数据划一横线，在其上方写上更改后的数据，签上更改人的姓名及日期。不允许用涂改液或将错误处涂黑。
4.3记录的收集
4.3.1记录的收集，由各部门主管收集，每周一次上交经理助理。
4.4记录的编目
各部门、经理助理根据便于检索的原则进行，分类、按时间顺序造册存档，综合事务部对项目部执行情况进行监督、检查。
4.5记录的保管、归档
各部门、项目经理助理必须把所有记录分类，并按一定日期每年（或每月）整理好，存放于通风干燥的地方，所有的记录保持清洁、字迹清晰。每半年一次汇总上交综合事务部，综合事务部对各项目部执行情况进行监督、检查。
4.6记录的借阅和复制
4.6.1保管的记录应便于检索，需借阅，经相应部门负责人批准，由记录管理人登记备案。
4.6.2 对已归档的记录，应经部门负责人批准后方可借阅，填写借阅记录。借阅的记录，应按期归还。逾期不还，由记录管理人员负责追回。重要的记录只
允许借阅副本或在保存地点查阅，且不得复印。记录管理人员应做好记录查阅、借阅记录。
4.7记录的废弃
已到保管期限的记录，在保管期限的年末，行政部负责经主管领导同意后统一销毁。
六、建立标准化的图、档、卡、册、表
为了避免服务中心在服务物业管理活动原始记录的随意性，必须建立起标准化的图、档、卡、册、表等。他们是物业档案资料常见的形式与内容相结合的产物、建立使用时要相对稳定、分类妥善管理。 1、图是指在实地查丈的基础上，对照1:300房地产分幅平面图，根据管理需要绘制的各类房屋平面图。包括房屋分栋平面图、房屋分户平面图、房屋分层分间平面图、产业概况平面图以及房屋竣工图、体内线路图、管道走向图、污井下水道位置图等 2、档是指在管理活动中形成的各类文字材料。由于其数量大、种类多、因此成为物业档案资料的主要成分。包括：房屋接管、变更、注销通知单和回报单，房屋接管验收记录，管理合同副本，房屋产权证副本，陪屋单，租赁凭证副本，租金测估计算表，分户过户报告，买卖过户通知单，交换过户通知单，增搭建处理记录，业主和用户来访记录以及各类统计资料表格等。
3、卡是指根据管理工作需要而制作的产业目录卡、设备保养卡、维修记录卡等。卡的特点是：内容浓缩、检索方便。 4、册是指为了提高管理效率而建立的房屋建筑设备手册（大手册）、房屋使用手册（小手册）、绿化管理手册、业主和使用人交费记录手册等。
5、表是指根据管理工作的需要而设立的各类表格。包括：房屋验收质量登记表、楼宇入伙进度表、居民情况登记表、房屋装修申请表、居民欠费情况表。
七、建立动态管理机制
由于物业档案资料管理具有动态性，因此必需建立动态管理机制。凡是管理程序的各个环节、都要要求有关人员进行及时性、经常性、完备性的动态注记。动态注记可分为以下两种： 1、随时动态。即结合日常管理业务随时进行的动态注记。例如，大手册、小手册中的各项内容，设备保养卡上的维修更新记录，文件袋内资料增减注记封面记录等。
2、定期动态。即按规定期限进行的动态注记。例如，产业基本情况统计资料每年结合年报调整统计一次。房屋完损等级除了大修、中修、综合维修时注记外，每年度需结合房屋普查注记普查资料，并在大手册上全面动态校正一次。年终结合年报调整统计数字。每年上门核对一次小手册的有关内容，如有变动及时注记，等等。
档案管理方案 篇3
为切实做好我街道行政区划调整改革中的档案工作，根据《中华人民共和国档案法》《省档案管理条例》以及区《关于区部分行政区划变更工作的实施意见》《关于在部分行政区划变更工作中加强档案管理工作的实施办法》等有关规定，结合我街道实际，制定如下工作方案。
一、总体要求
区行政区划调整改革涉及的乡镇档案是乡镇职能活动和历史演变的真实记录，是备以查考的真实凭证和历史依据，是不可再生的国家档案资源。我街道高度重视，将档案管理和移交处置工作纳入行政区划调整改革工作的总体部署，加强统筹协调，明确工作责任，强化监督指导，科学制定方案，建立健全档案管理制度，做到档案工作与行政区划调整改革同步进行，确保行政区划调整改革中档案的完整与安全。
二、职责任务
在启动改革时同步制定档案管理与处置工作方案，报区档案局审查同意后实施。明确档案工作负责机构和人员，及时做好各种门类和载体的.档案收集、整理、保管、移交和纸质档案数字化等处置工作，并按照规定向区档案馆移交档案，使全部档案得到妥善安置，确保档案实体安全，确保按时保质移交档案，防止因接收不及时出现档案遗失等问题，确保国家档案资源齐全完整。
三、工作步骤及工作要求
（一）明确档案的归属与流向
1.档案的处置要以维护历史真实性和完整性为原则，机构变动前形成的全部档案为一个整体，不得分散。
2.续沿用原档案全宗，确因工作需要暂时保留并入街道档案的，必须书面报区档案局同意后，代为保管，达到规定年限后再移交区档案馆，也可在行政区划调整改革后办理移交。
3.应按规定及时明确机构、人员和职能职责，完善档案管理设备设施，建立健全档案管理制度，有序开展档案工作。
（二）档案移交及标准要求
要按照档案归属与流向的规定，做好档案的移交工作。街道为移交方，区档案馆为接收方。移交范围为未移交至区档案馆、自行保存的历年各类档案（包括文书档案、科技档案、会计档案、照片、音像、实物等各种载体档案）。移交的档案应规范整理，符合要求。
1.做好档案的清点、接收工作。移交方要做好各种门类和载体档案的收集、清点、整理工作，确保不重复、不遗漏，并制作交接材料(含各类交接文据、全宗卷、检索工具)，做好档案的清点、交接工作。接收方要根据清单内容仔细清点、核对，并对接收的档案及时登记在册、归档整理，防止档案丢失。
2.制定档案处置工作方案。制定本单位档案处置与管理工作方案，明确本单位档案归属与流向，制定档案处置工作时间表。档案处置与管理工作方案应在机构改革方案正式公布后一周内报区档案局审查。
3.做好档案鉴定和销毁工作。应成立档案鉴定工作小组，严格按照有关规定和程序组织开展档案鉴定和销毁工作。鉴定工作应按件开展，内容涵盖档案是否继续保存(或移交)、是否开放、是否数字化、是否解降密四个方面。涉密文件的清点和解密、降密工作，要按照“谁定密，谁解密”的原则，单独编制涉密文件目录，提出审核意见，严格按照有关规定移交涉密档案。
4.需向区档案馆移交的，应将纸质档案与数字副本一并移交。移交档案必须按照国家有关档案案卷质量的要求进行整理，“双套制”移交和接收，做到分类科学、整理有序、编目准确、检索方便。移交档案必须使用国家档案局统一监测的卷盒、卷皮、卷内目录、备考表。
5.移交门类及标准要求：
（1）文书档案:包括行政区划调整改革前保管的和改革过程中形成的全部文书档案。以案卷为单位立卷归档的，按照《机关档案工作业务建设规范》(国档发〔1987〕27号)《文书档案案卷格式》(GB/T9705-20xx)要求，整理编目。以件为单位整理归档的，20xx年以前的按照《归档文件整理规则》(DA/T22-20xx要求，整理编目，20xx年以后(含20xx年)的按照《归档文件整理规则》(DA/T22-20xx)要求，整理编目。有专业档案但未制定专业档案归档范围和管理办法的单位，或因单位形成的专业档案数量较少，不能作为单独门类列出的，纳入文书档案进行管理和处置。
（2）科技档案:包括科研档案、项目档案、基建档案、设备档案等。按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-20xx)《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-20xx)要求，整理编目。
（3）会计档案:包括会计凭证、预算、决算报告。20xx年以前的按照《会计档案管理办法》(财会〔1998〕132号)要求，整理编目，20xx年以后(含20xx年)的按照《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号)《会计档案案卷格式》(DA/T39-20xx)要求，整理编目。
（4）照片档案:包括纸质照片、胶片和数码照片、胶片，纸质照片、胶片按照《照片档案管理规范》(GB/T11821-20xx)要求，整理编目;数码照片、胶片按照《数码照片归档与管理规范》(DA/T5-0014)要求，整理编目。
（5）音像档案:包括录音带、录像带、光盘等。按照《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15-1995)《录音录像档案数字化规范》(DA/T6-20xx)要求，整理编目。
（6）电子档案与数据:包括办公系统、业务系统中形成的反映单位职能活动的电子文件及元数据、纸质档案数字化副本等，按照《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894-20xx)要求，整理编目。
（7）实物档案:包括印章和各种公务活动礼品及各部门获得的县级以上的综合性荣誉奖品、证书、宣传纪念品等实物原件，依据实际情况逐件编目登记。
（8）人事档案:按《干部人事档案工作条例》办理。
（9）检索工具:包括纸质目录、电子目、全宗卷等。
（三）完善移交手续
移交方和接收方均要安排负责文件清点、整理及移交工作的人员，在未完成相关工作或未明确接替人员前原则上不作其他工作安排。移交时要认真填写《档案移交清单》（附件1）（一式两份），由档案工作分管领导和档案人员监督，交接双方在《档案移交清单》进行确认并签字、盖章，同时各保存一份。
四、工作要求
（一）加强组织领导。要高度重视，安排专人负责，成立以分管领导负责、档案工作人员或其他部门的人员参加的档案移交工作领导小组，做好此次行政区划调整改革中的档案清点、移交工作，确保档案实体安全。
（二）严格监督管理。此次档案移交工作，移交双方要加强监督管理，坚持依法依规移交，严格按照清单内容进行核对、移交、签字和盖章，任何单位和个人不得以任何理由私藏、拒绝移交档案等行为，严格按照移交程序进行。任何人不得擅自带走、留存、转移、销毁档案，不得拒绝移交档案或将档案据为己有。造成档案损失的，按照有关规定追究相关人员责任。
（三）强化工作保障。为确保档案移交工作顺利完成，要做好档案工作经费保障。明确档案分管领导和工作人员，及时建立专门档案室，配备档案柜、空调、除湿机、灭火器等相关设备设施，制定档案管理、借阅利用等规章制度，做好档案管理保护工作，确保档案实体安全。