《文件管理制度（优秀13篇）》

在日新月异的现代社会中，制度起到的作用越来越大，制度是指一定的规格或法令礼俗。我敢肯定，大部分人都对拟定制度很是头疼的，

文件管理制度 1

体系文件管理制度是企业管理的核心组成部分，它涵盖了企业运营的各个层面，包括但不限于政策制定、流程设计、职责分配、标准操作程序、记录管理以及合规性监控等方面。这一制度旨在确保企业的各项活动有序、高效、一致地进行，同时也为企业内外部审计提供清晰的依据。

内容概述：

1. 政策与策略：明确企业的战略目标，制定相应的政策，确保所有活动与企业愿景和使命保持一致。

2. 组织架构：定义各部门的职能和权限，以及员工的职责和角色。

3. 工作流程：详细描述业务流程，从开始到结束，包括决策点、责任分配和时间表。

4. 标准操作程序（sop）：为日常任务提供明确的步骤指南，保证工作的'质量和效率。

5. 记录管理：规定记录的创建、存储、更新、检索和销毁流程，确保信息的准确性和完整性。

6. 合规性：确保所有活动符合相关法律法规和行业标准，包括质量、安全、环保等方面的要求。

7. 审核与改进：定期进行内部和外部审核，识别问题并推动持续改进。

文件管理制度 2

1.提高效率：明确的文件收发流程可以减少不必要的等待时间，提高工作效率。

2.保障信息安全：严格的权限管理和安全措施能防止企业核心信息的泄露。

3.法规遵从：符合相关法规要求，防止因文件管理不当引发的'法律风险。

4.维护企业形象：有序的文件管理体现企业的专业性和组织能力，有助于提升企业形象。

公司文件管理制度 3

一、总则

第一条  为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合企业实际情况，特制订本制度。

第二条  文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。

二、收文的管理

第三条  公文的签收

1、凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

2、对政府部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告有关部门，并登记差错文件的文号。

第四条  公文的阅批与分转

1、凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2、一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。

3、为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。

第五条  文件的传阅与催办

1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2、阅读文件应抓紧时间，当天阅读完后应在下班前将文件交秘书处，阅批文件一般不得超过两天，阅后签名以示负责。如有总经理“批示”、“拟办意见”，秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。

3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4、文件阅完后应送交秘书，切忌横传。

5、行政秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放或分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得秘书同意予以复印或摘抄，原件应及时周转归档。

三、文件借阅和清退

第六条  各部门有关人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门主管签写便条，对有密级的文件须秘书同意后方可借阅。

第七条  借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。

第八条  各部门应具体指定责任心强的主管负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

四、文件的立卷与归档

第九条  文件的归档范围

凡下列文件统一由行政秘书归档：

1、企业领导发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的各类计划、统计、季度、年度报表等；

2、各种专业例会记录；

3、企业召开重要会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

4、有保存价值的客户资料及处理结果；

5、企业日志和大事记。

第十条  立卷要求

1、文件的立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

五、文件的销毁

第十一条  对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，秘书应定期清理造册并按行政有关规定，办理申请销毁手续。

六、附则

第十二条  本制度解释权归行政部。

第十三条  本制度自公布之日起执行。

文件管理制度 4

一、收文

1、建立《收文登记表》，由办公室派专人进行文件收文处理。

2、实行收文登记批办制度，收文由秘书办理登记，填《公司收文批办单》，统一交办公室负责人，办公室负责人按文件内容及各部门分工和职责，传达部门负责人办理。

3、办理文件的有关人员均应签字，有关工作完成后，将文件退办公室存档保管。经办人员需要留存的文件，经总经理或分管副总经理同意后可留存复印件。

4、各部门收到的函件，应交办公室即时登记，交签字后2、3条处理。

5、各有关人员注意保密，不得泄露本公司机密。

二、发文

1、公司发文由有关部门起草，建立《发文登记表》，由办公室统一编号、发出。

2、每次发文须经总经理签字同意，并留底存栏。

3、各部门对公司所发的内部文件必须认真贯彻执行。

4、向上级单位呈报的文件，由办公室派专人，按公文传进程序进行。

5、监理项目中的一般业务文件，需要办公室打印的，需办公室主任签字批准。

三、文件查询

1、凡查询、复印、借阅文件，均需申请、登记。

2、凡涉及公司经营机密及项目当事人有关机密的文档需经公司领导同意后才能查询。不允许复印的文件，只能在公司办公室查阅，允许复印的文件，不得带出公司，只能在公司复印。

文件管理制度 5

一、总则及范围

为了保持已有工艺技术文件的完整性，使之完全能指导生产，以保证质量和生产正常进行，避免混乱，特制定本标准。

本标准适用于技术文件管理。

二、管理业务与分工

1、技术部负责人:负责本制度的制定及有关技术文件各项管理业务的审批及有关事项的确定。

2、档案保管员:负责技术文件的保管、收发及按本制度进行技术文件的管理工作。

三、管理内容与要求

1、技术文件的种类

①法律法规及标准性文件

a.相关的法律法规

b.国家规定的产品标准及有关管理标准

c.相关的质量标准

②作业类文件

a.图纸及各类工艺规程、工艺卡片、作业指导书；

b.工序质量表及质量控制点一览表

c.产品使用说明书

d.公司内所有设备使用说明书

e.设备使用说明书；

f.各种明细表。

③管理类文件

公司日常制定的有关技术要求的通知、计划及规定等。

2、文件登记

①技术部必须建立【技术文件管理台账】，掌握本厂全部技术文件的情况。其台账至少包括:编号、名称、数量、文件编制时间、发布时间、发放部门及销毁情况。

②文件接收后，档案保管员应及时对文件进行分类编号并作记录，每月或者每季度将记录复印件送技术部，技术部根据记录及时掌握本厂技术文件动态。

3、文件的归档及保管

技术文件的保管由档案保管员按档案管理标准进行保管，厂内发行的技术文件，除按档案管理的要求进行管理外，尚须对储备待发的文件进行登记保管。

4、技术文件的复制与分发

技术文件的`复制打印由技术部提出打印数字，但必须保证分布完毕后有一定储备。技术文件发送时，要备好【技术文件发放/领用表】进行文件名称、编号、日期等内容的登记，接收人员应在登记表上签收。

5、技术文件的借用

①质量管理类文件的借用应填写《文件借阅记录登记表》，

②作业类文件的借阅应开具借条并由技术部领导批准，方可借阅。

6、技术文件的修改与审批

①当某专业的工程技术人员或使用单位的有关人员提出对不合理或者已经落后的技术文件时，由技术部该专业的工程师（或专业的业务负责人）分析确定是否需要修改。

②技术文件确定修改后，由技术部该专业工程师（或专业的业务负责人）填写【设计更改单】。

【设计更改单】应包括下列内容:

a.技术文件名称、编号、或图纸名称、图号；

b.更改理由；

c.会审意见、会审签名；

d.设计、工艺负责人签名；

e.修改内容和修改要求（以图纸和文档形式表现）。

③技术文件的审查与批准

一般性的内容更改只须将填好的【设计更改单】交技术部负责人进行审查和签字批准即可。重大内容的更改与涉及安全、质量、投资等影响面较大的内容更改有技术部召集有关人员参加审定，会议通过审定后，由技术部负责人签字后交公司批准。

④档案管理员接到【设计更改单】后，应立即着手工作，更改时，必须把已发出和保存、储备的技术文件一次全部修改完毕以保证技术文件的统一性（图纸更改后的发放除执行发放规定外，应同时将旧图纸收回并登记）。

⑤技术文件的管理应以纸质和电子版形式存档（在登记时应作出标记）。

7、技术文件的回收与销毁

技术部应及时掌握相关国家标准动态，及时更新，过期的应进行回收销毁。当新的技术文件进行分发时，分发人同时应将相应的旧文件进行回收，整理后由技术部决定对其进行归档或销毁。

文件管理制度 6

本医院计量管理制度文件旨在规范医院内计量设备的管理，确保医疗设备的准确性和可靠性，从而保障患者的生命安全和医疗服务的质量。

内容概述：

1.计量设备的采购与验收：规定设备采购的。流程，包括设备选型、供应商资质审查、设备验收标准等。

2. 设备的维护与校准：明确设备定期维护和校准的周期、方法及记录要求。

3.故障处理与报修：设立故障报告机制，规定报修流程和紧急替代措施。

4.用户培训与操作规程：制定设备操作规程，提供用户培训，确保正确使用。

5.计量设备档案管理：建立设备档案，记录设备全生命周期信息。

6.法规遵从性：确保计量设备符合国家相关法规和标准。

文件管理制度 7

1、目的

规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求，确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

2、适用范围

适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。

3、职责

3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

3.2综合管理部负责业主档案的管理与控制。

3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

3.4办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。

4、相关文件

《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4

5、工作程序和管理办法

5.1文件的产生

5.1.1各相关部门根据工作需求编写文件。

5.1.2总经理助理对文件进行审核。

5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放，作为非受控文件生效。

5.1.4办公室对生效的文件印制，必须使用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。

5.2文件、资料的类别

5.2.1受控文件

a)内业资料；

b)图纸资料；

c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件；

d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件；

e)与服务过程有关的合同协议；

f)业主档案（如:公共合约、用户登记表等，属于业主财产，由综合管理部管理与控制，具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.5.4）。

管理与控制具体执行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

5.2.2非受控文件

与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理，办公室应对其进行分类和编码，以便于归档，根据目前公司现有的非受控文件，可分为:

a)内行文、外行文:1

b)未被质量体系引用的外来文件:2

c)与服务过程无关的合同协议:3

d)未被质量体系引用的法律法规:4

e)行业标准性文件:5

f)照片、录像带:6

g)电脑贮存:7

5.3文件、资料目录的索引号

x-x.x-xx

文件盒编号

同号柜序列号

文件柜编号

文件类别编码

5.4文件、资料归档与管理

5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档，并汇总到办公室统一管理。

5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。

5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护，文件、资料应分门别类包装和存放，对于需存档的文件、资料要及时存档，并建立[存档备案资料目录](qr-wd01-02-02)，注明文件类别、索引号、份数等，如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索，便于对文件资料的保管。

5.5文件、资料的发放

5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放，由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03)，注明发放范围、数量、分发号等，并要求领用人在[文件分发登记表]上签领，以便对发放的文件进行统计和检查。

5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失，发现文件误发时应立即追回，同时作好文件的补救工作。

5.6文件资料的调用、借阅与归还

5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号，并按时归还和办理归还手续

5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。

5.6.3借阅的文件、资料归还时，办公室应对文件资料是否完好进行检查，若文件、资料受损的，借阅者应阐述受损原因，并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明，因人为因素造成的应追究当事人的责任。

5.6.4机密性文件的调用与借阅规定

a)a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议，公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。

b)b级机密文件资料:业主档案，公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。

c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。

d)行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。

e)业主（用户）因工作需要借阅文件、资料的，仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。

f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门，如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的，可以给予协助与配合，但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件，由办公室主任向总经理请示后亲自办理。

g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1、5.5.2和5.5.3条款执行。

5.7文件的复制、破损和丢失

5.7.1未经允许，不得随意复印公司的文件资料，如因工作需要复印文件，须经办公室主任批准，并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称，复印数量，并签名。

5.7.2文件使用人应对文件妥善保管，当文件破损严重影响使用或丢失时，应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06)，由办公室主任批准，办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件，并应给予新的分发号，新的分发号延续原来文件分发号。

5.8文件、资料的更新

文件增加条款和更新时应及时更换，保证在使用处获得有效版本。

5.9文件的作废与销毁

5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件，经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。

5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的，应向上级汇报，经总经理审批后，给予作废处理。

5.9.3作废文件盖作废章，留一至两份备案，其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行，一人实施，一人监督。

5.9.4办公室对于作废和销毁的文件，应在[作废、销毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废，并向各部门书面发布作废声明，防止误用。

6、使用的记录表格

序号

名称

编号

存放地点

存放时间

1

[印制文件登记表]

qr--wd01--02--01

办公室

一年

2

[存档备案资料目录]

qr--wd01--02--02

办公室

长期

3

[文件分发登记表]

qr--wd01--02--03

办公室

一年

4

[文件、资料借阅登记表]

qr--wd01--02--04

办公室

一年

5

[文件复印登记表]

qr--wd01--02--05

办公室

一年

6

[文件补发申请表]

qr--wd01--02--06

办公室

一年

7

[作废、销毁文件登记表]

qr--wd01--02--07

办公室

一年

起草人:审核人:审批人:

日期:日期:日期:

文件管理制度 8

为了便于各部门新文件的下发，规范文件会签程序，加强部门间工作的配合与协作，特制定本制度：

第一条：会签的目的

是为了增加办事效率和增强制度、规定的执行力度。

第二条：会签的范围

需要其他部门配合的工作和其他部门执行遵守的制度、规定。

第三条：会签方法

由文件起草部门确定会签的内容，并填写《文件签发审批单》。审批单中应注明文件名称、编号、文件类别、主要内容、发文日期、主送单位、抄送单位、会签范围（写明需要参与会签的部门名称、副总职务名称）

第四条：会签文件编号方法

按各部门的统一顺序和要求编号。如：希团字20xx第 号、希人字20xx第 号。

第五条：会签文件的主送单位

与会签内容相关的主要部门单位。

第六条：会签文件的抄送单位

与会签内容相关的次要部门单位。

第七条：会签文件中的会签单位

会签单位的领导审阅后，应在《文件签发审批单》中会签单位处签署本人的姓名且标注日期，以明确责任。

第八条：会签文件密级的划分

会签文件分绝密级、机密级、秘密级三种。

第九条：公司密级的确定

1、公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级；

2、公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；

3、公司人事档案、合同、协议、员工工资收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。

第十条：文件会签的顺序

按文件内容相关的部门、总经办/集团人力资源部或分公司人行部、相关集团副总和蔼总经理的顺序会签，将文件正文与文件会签单一同在会签范围内传阅。

第十一条：文件会签的要求

1、各部门收到需要会签的文件时，须本着认真的态度，必要时征集本部门员工意见，尽量提供相关资料供起草部门参考。

2、各会签单位及个人自收到需会签文件后，须在4小时处理时限内回复，文件拟定部门负责文件会签跟踪工作。各会签单位必须在会签单上签名。

3、文件会签至各副总后，由文件起草部门依据会签意见结果，汇总整理，再次修订后；方可交总经办，由总经办按各部门会签意见再审后交总经理审批。

文件管理制度 9

为了搞好监理文件及资料的日常管理工作，使其纳入标准化、规范化，系统化的轨道，结合本工程项目实际情况，公司制定了'施工阶段资料管理制度'期，要求监理部按本实施细则执行：

（一）监理文件及资料按照综合文件类、图纸类，质检资料类，进度控制文件类，计量支付类，施工原始记录类进行分合同、分类归档。

（二）综合文件类按照竣工验收文件、月报及工程总结、监理及承包合同、变更设计文件、一般文件类归档。

1、竣工验收文件包括竣工验收鉴定书、竣工验收报告、交工验收申请、批准文件。

2、月报及工程总结包括月形象进度报表，监理月报，年中、终及最终工程总结报告。

3、监理及承包合同包括监理服务协议书、各合同段承包合同以及补充协议书。

4、变更设计文件类包括变更会议纪要、工程变更设计申请表、变更令，应分合同按顺序归档。

5、一般文件类包括业主、承包人来文，监理办下发通知、工作指令，监理会议纪要，监理规划及实施细则以及其他文件类。业主、承包人来文按收文时间分类归档，监理部下发通知、上报文件按成文时间单独归档；会议纪要及工作指令分合同按时间顺序分别归档；监理规划及实施细则单独归档。

（三）图纸类包括设计及施工图纸、变更设计图纸。图纸类分合同按路线、路基、路面、桥涵、防护、断面图、变更设计图顺序分别归档，其中变更设计图按下发的时间顺序排列。

（四）质检资料类按试验检测报告、测量资料、现场质检资料、质量文件类归档：

1、试验检测报告包括各种原材料试验报告、砼及砂浆配合比试验报告、砼及砂浆强度试验报告、击实试验报告、压实度试验报告、稳定土强度试验报告、水泥剂量试验报告、油石比试验报告、筛分试验报告、其他各种试验报告、外购材料（产品）合格证书。试验检测报告应分类、分合同按工程单位划分分类归档。

2、测量资料类包括导线、水准复测成果表、施工测量放样单、各项工程高程测量结果、线路测量结果、测量原始纪录。导线、水准复测成果表单独成册，施工测量放样单、高程、线位、原始记录分合同按照工程单位划分分类归档。

3、现场质检资料包括分项开工报告、检验申请单、质检表及检测结果、质量检验评定表、中间交工证书分合同按工程单位划分依据分项开工、检验申请、质检表、质量检验评定表、中间交工证书顺序分类归档。

4、质量文件类包括质量事故处理报告、停工、复工令分合同分类归档。

5、试验资料类由试验专业工程师统一收集整理归档，测量资料类由测量专业工程师统一收集整理归档，质检资料由各合同组长统一收集整理归档，质量文件类由综合组统一收集整理归档。

（五）进度控制文件类包括总进度图（表）、计划、批准文件，分期进度图（表）、（月、季、年）计划、批准文件，开工令，开工报告，施工组织设计，有关进度的往来文件。分合同依时间顺序分类归档。

（六）计量支付类包括中期计量支付证书、计量支付报表、中间计量表、质检资料、开工预付款支付证书、材料预付款支付证书、终期支付证书及附件资料，分合同依时间先后顺序分类归档。

（七）施工原始记录类包括监理日志、天气、温度及自然灾害等记录、施工照片集、其他各种原始记录，分合同段分类归档，其中监理日志由各监理工程师、现场监理员填写。

（八）所有监理文件及资料除试验、测量、质检类外统一由综合组收集整理归档。

（九）所有往来文件必须由综合组做好收发文记录。

（十）所有文件盒必须建立文件清单目录，后附备考表。

（十一）所有保存文件必须清晰，原则上保存原件。

（十二）建立文件阅办制度及登记请单。

（十三）所有文档由综合组在微机上做好文件索引并保存。

（十四）年终由综合组对本年度所有文件进行清查、登记、整理。

（十五）工程结束按业主竣工文件编制办法对监理文件进行归档、上报。

文件管理制度 10

1、目的

为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。

2、职责

2.1总经理负责公司所有对外发文审批。

2.2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。

2.3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。

2.4行政人事部负责公司文件格式、文号及资料的审核，用印管理、归档管理工作。

3、文件种类

3.1上行文：请示，报告，计划，总结；

3.2下行文：批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；

3.3平行文：信函，会议纪要。

4、文件格式

4.1发文统一使用以上文件类别之一。

4.2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。

4.3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。

4.4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚：

4.5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置；

4.6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等坚持一致。每段开头空两个字；要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1.5倍，以清晰、美观为原则；

4.7附件。通常指随正文发出的补充说明材料：如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明"附件：xxx"字样；如果附件较多，还须编上序号；文件无附件的，无须注明；

4.8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名（前面冠以职务身分）署名：落款一般放在正文（或附件标记）的右下角，相关于书信中具名的位置；如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上头加注一行"（此页无正文）"字样；落款字体与正文相同。

4.9日期：

4.9.1一般应写发文日期；

4.9.2制度或会议经过的文件应写经过的日期；

4.9.3重要的文件写签发的日期；

5、文号

5.1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号；具体文号编制规则见附件。

5.2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理；

5.3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。

6、用印

6.1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。

6.2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记；

6.3印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。

7、文件管理

7.1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作：

7.2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。

7.3签发。签发人对签发的文件负有完全职责，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明"同意发文"字样后按正常手续办理；不一样意的写出具体意见返还拟文人重新撰写；

7.4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。

7.5发放。由发文部门填写《文件发放登记表》，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写《文件处理单》，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。

7.6收文。文件管理人员（一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员）将所收到的文件登记在《收文登记表》内，资料包括：流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情景、备注等。

7.7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。

7.8保存。文件办理完毕后，由最终处理部门人员进行保管。

7.9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。

8、相关文档

8.1文号编码规则

8.2《文件编号使用登记表》

8.3《对外发文登记表》

8.4《对内发文登记表》

8.5《收文登记表》

8.6《文件处理单》

8.7《传阅单》

8.8《用印登记表》

8.9对外发文格式

8.10对内发文格式

8.11报告总结格式

8.12会议纪要格式

8.13会议记录格式

9、修订及实施

9.1本规定由全公司各部门实施，行政人事部进行监督。

9.2本规定修订权在公司。

9.3本规定从二零零四年五月一日实行。

文件管理制度 11

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围：公司的规划、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、档案管理员的职责：

1、贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策。严格遵守《档案管理法》。

2、积极参加档案工作的对外协作活动。

3、集中统一管理公司各类档案资料，努力学习档案专业知识，不断提高档案管理水平。

4、定期检查档案，做到档案无霉变、褪色、尘污、破损及虫蛀，无失、泄密事件。

5、做好借阅和利用效果登记；做好检查、借阅、回收、整理归档工作；做好分类和综合工作。

6、保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

四、档案的借阅

1、因工作需要，公司员工需借阅档案时，由部门经理核批。

2、公司档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批。

3、档案借阅者必须做到：

①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

五、档案的销毁

1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

4、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5、在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

文件制度管理 12

某公司文件、档案管理制度

第一章 文件管理制度

第一条 本条规定所指文件是总公司及公司各部门与外界来往的文书及公司内部各部门来往文书，从行文、收发、归档全部过程的办理与控制。

第二条 公司与外部来往的文书的行文、收发、归档由综合管理部统一办理，综合管理部指定人员负责往来文书的打印、复制、收发、登记、分类、校对、监印、归档管理。

第三条 各部门指定专人负责公司内部文件的收发、登记、归档，建立文件的收发登记簿。

第四条 公司常用公文种类为:请示、批复、报告、通知、通告、决定、函、会议纪要等，要求按公文规定格式行文。

第五条 以公司名义向上级机关呈报的请示、报告及公司关于人、财务方面的重要决定，发文字号为:×××公司发[××年号]第×号。

第六条 公司内部行文及对外发文，必须使用行文卡，拟稿人、打印校对人、核稿人、签发人均须签字方可行文。

第七条 发文卡、文件底稿、正文由文件管理员留存登记后，方可盖章行文。

第八条 打印、复印资料凭部门负责人签字的打印、复印申请单，任何人不得打印、复印私人材料。打印资料要由打字员先行校对、撰稿人再校。

第九条 制发文件涉及到多部门时，由主办部门与有关部门协商会签。

第十条 综合管理部对传阅的文件要及时收回处理。

第十一条 公司重要文件资料及各部门接收的重要外来文件要及时叫中和管理部归档。

第二章 档案管理制度

第十二条 公司的档案工作基本原则是:集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主。即公司档案由综合管理部集中统一管理，有关部门分类管理相关档案，以便及时利用、维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成具有参考价值的文件、材料，由承办部门、主办人将其已办完的文件、资料及时归档。

第十三条 公司综合管理部设专门档案工作，负责管理公司的全部文书、科技材料等档案，进行收集、整理、立卷、鉴定、保管。

第十四条 归档资料包括:

1、公司与有关单位的'来往信件，各种协议、合同；

2、公司会议记录、纪要、决定；

3、公司制订的计划、统计、预算、决算、工作总结；

4、会议形成的领导讲话、文件；

5、公司对外交流的文件、协议、报告等；

6、公司各部门的发文；

7、其它具有保存价值的文件、材料。

8、外单位发给各部门的抄送信件；

9、公司营业执照、税务登记证等重要文件；

10、要的科技文件、技术资料、方案。

第十五条 档案的借阅

1、借阅档案要履行借阅手续。借阅档案只限在档案室，不能带出，必须带出档案室查阅的，需经部门负责人及综合管理部负责人批准。

2、借档人不得私自转借、拆卸、调换、污损，所借档案，不得在文件上圈点、画线、涂改、不经允许不得复印档案。

3、文件复制需经综合管理部负责人批准。

文件管理制度 13

为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。

1、文件的发放：

（1）财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义构成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。

（2）各部门需办公室安排发放文件时，务必将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。

（3）任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人务必负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。

（4）需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等），发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。

2、文件的更改：

（1）任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制构成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报直属部经理签字认可），连同编制构成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。

（2）文件发放人根据更改字数多少和繁简状况，可到现场为原件人更改，也能够收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时务必用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制构成部门负责人的私章。

3、文件的换页：

（1）任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制构成将需修改页面进行修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页状况（属数据性、原则性修改须部经理签字认可）送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页。

（2）所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。

4、文件的回收、作废：

（1）因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件资料与新文件资料重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制构成部门负责人，安排原发放人予以回收。

（2）文件发放人在回收文件时，务必持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。

（3）每年12月下旬，由办公室通知各部门，对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。

（4）所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。

5、其它规定：

（1）任何部门以公司名义构成的文件讨论稿或正式稿，务必发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方面状况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。

（2）无论部门或公司发放的文件在发放前都务必在档案室存档备案。

（3）任何文件相关部门负责人接收后务必领学或传达应执行的员� 不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。

（4）所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案管理员务必在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。