《秘书如何处理特别会议》

文秘工作人员遇到特别会议如何处理呢？本文是小编为大家整理的如何处理特别会议，仅供参考。

秘书如何处理特别会议

所谓“特别会议”是指那些在规定的时间而定期召开的例行会议之外，由于非常特别的情况而由主管经理临时召开或指派他人临时召开的内部工作性会议，是该部门在管理或商务活动出现特殊情况时，而采取的一种应变措施。

特别会议虽然是在应急的情况下而召开的，通常是所遇问题突然、会议准备的时间又很短，但对会议的安排也仍然要尽可能做得完备、充分，不要仓促开会。

当主宇航局经理吩咐秘书人员就特定的问题临时召集一个会议时，如果经理就会议的背景、目标、问题和参加会议的人员做出明确的部署时，秘书人员可按照经理的要求一一进行办理。

但是，如果秘书人员被告知就某一或某些事情召集会议时，而并没有获得对此会议有关要素的授意，在这种情况下，秘书人员可征得上司的同意有分寸地就以下六个方面的问题向主管经理进行探明，并迅速作出准备。这六个需探明的问题是：

(一)为什么开会

这个会议是为什么开的?是为了说明什么情况，还是为解决问题而获得结论呢?是为了交换情报，还是为了出谋划策?明确会议目的是使一些为突发情况而召开的会议获得成功的必要条件。

(二)议题是什么

会议的议题是什么，并获得最简洁，最明确的表述，这是确定会议进行的方式和出席会议人员的基础。

(三)谁参加会议

会议由谁主持?要有哪些人参加?其中关键的、尤其不可缺少的人是哪些?有因故不能到会的是否可找人代理?

(四)什么时间开会

会议什么时间开始?预计什么时间结束?

(五)在什么地方开会

会场安排在哪里?对会场有什么特别的要求?是否需要安装特别的视听设备?

会议怎么开

会议采取什么方式进行?是否要求与会者在前来参加会议时携带什么特别的资料?有什么需要特别注意的事项?

大型会议接待方案

(一)会议接待方案的含义

会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案，属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。

(二)会议接待方案的基本内容

1.接待对象和接待缘由。会议的接待对象的种类众多，包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员(正式和列席)、参展单位、客商、普通观众以及媒体记者等等，有以政府代表团名义来访的，也有联合组团参加的，还有的是以个人身份参会、参展、参观。每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。同时还要简要说明为何接待，即接待的缘由、目的和意义。

2.接待方针。接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据会议目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。

3.接待规格。包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时，主办方出面的人员的身份，以及主办方安排的食宿标准等。

4.接待内容。包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、参观游览、联欢娱乐、票务、返离送别等方面。

5.接待日程。写明各项接待活动的日程安排。

6.接待责任。写明各项接待工作的责任部门及人员的具体职责。如大型会议活动可设置报到组、观光组、票务组等工作小组，分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅游、返离时的票务联系等工作。

7.接待经费。写明与会者的食宿和交通的费用安排，有时也包含安排参观、游览、观看文艺演出等的支出，涉外会议活动还包括一定数量的礼品费。对外公布的接待方案一般不写这一部分的内容。

如何做好会议记录

一、会议记录的概念及作用

会议记录是把会议的基本情况和会上的报告、议论的问题、发言、决议等内容当场记录下来的文字材料。

会议记录的作用十分重要。归纳起来，主要有：

(一)原始凭据作用

会议记录反映和记述了会议的全过程，什么时候在什么地方开过什么会议，由谁主持，有哪些成员出席了会议，会上传达了何种文件或有关会议精神，作出了什么重要决议等，均一一记录在案。这为分析、研究有关会议的议题，或总结、上报情况，起了原始凭据作用。

(二)撰文基础作用

很多重要会议之后，要撰写一系列文件，诸如决定、决议、会议纪要和简报等，都要以会议记录和大会文件提供的情况为基础。尤其是会议纪要，它完全是以记录为基础，通过整理加工而成的。因此，会议记录在撰写文件时起着不可替代的基础作用。

(三)存档备查作用

会议记录既有原始凭据作用，也有存档备查作用。很多事情和问题，时过境迁，容易忘却。有了会议记录等于有储备资料的“活电脑”。如过去一些重要议决事项或事情研究处理结果，只要一查当时的会议记录就一目了然。

二、会议记录的写法

会议记录的格式共分三部分：

(一)标题

会议记录的标题一般分两种：一是完全式公文标题，如《鬃县人民政府关于落实棉花种植面积办公会议记录》;二是省略性的公文标题，如《鬃学院第五次行政办公会议记录》。

(二)正文

正文由两部分组成：

1.会议的组织情况。它包括：

(1)会议名称。写清召集会议的单位或机构名称，要写全称。

(2)开会时间。写明会议起止时间，注意年、月、日的准确。

(3)会议地点。

(4)出席人。指按照规定必须参加的人数。规模小、人数少的会，应将出席人的名字全部列上;规模大、人数多的会，只写会议对象和范围，如全委会便写委员、候补委员多少人，扩大会扩大到哪一级。工作例会只写缺席者和名字，注明其他人均到。

(5)列席人。不属于本次会议的正式代表，被邀请参加会议的人员。

(6)主持人或会议主席。可写主持人姓名、职务。

(7)记录人。

以上七项均在会议开始前写好。

2.会议内容：

会议内容是记录的主体部分。

记录的内容包括：会议议题、领导的报告、会议的发言、讨论情况、形成的决议，及主持会议的总结情况。

3.会议记录的方法有三种：

(1)详细记录法

此种方法适用于重要会议，特别是会议审议或讨论的重大的关键性问题，或者是对审议的问题有重大原则分歧时，一定要将其发言具体完整地记录下来，尽量记录原话。记录时，应抓住：①主持人或报告人的发言。如果发言有书面稿子，只需记个题目，用括号注明。如是即兴发言，必须详细记下原话。②讨论发言。发言人的姓名、职务及谈话的内容。③主持人总结性发言，包括决议事项都得记清楚。④会议通过的情况，赞成、反对、弃权的票数要写清楚。

(2)摘要记录法

此种记录适用于一般性会议。其方法有两种：①记讨论情况的，将发言的要点和有争议的问题摘录下来，并写上发言人的名字;②不反映讨论情况，不记发言人，直接摘出议程、议题及决议事项。实则只需记下会议所报告的事情、讨论的问题、通过的决议。

(三)结尾

会议记录的结尾包括“散会”说明和“核稿签名”两项。前者另起一行，写上“散会”二字;后者是记录整理后，由主持人审核签名，记录人同时签名。

三、记录写作要注意的事项

(一)记录前要作好思想、物质方面的准备

作好思想准备，是指会前要了解会议的性质、任务，参加对象和主要议程，估计会议过程中可能产生的意见分歧。只有情况明，记录才能抓住会议重点，把握会议的大方向，掌握其主要精神，发现不同意见的分歧点。

作好物质准备是指及时准备好纸、笔、墨水等，尽管这些是微不足道的小事，一旦不注意，也会影响会议的记录。

(二)记录中要快要准

要忠实地记录会议情况，“快”和“准”是记录的基本功。 如何做到快?一要耳聪、脑灵、手快。平日养成边听、边记、边思的良好习惯;二要掌握一些速记的手段，诸如简称、简化符号的运用，以及长句的压缩和意表众多意义的合体字符，者要加快记录速度的有效手段。

要想做到准，首先，必须符合原意，不管是会议情况，还是发言，决议等，不能用记录人的语言加工概括，更不能随便增删改调，要忠于原话原意。有时，连发言人的措辞、语气、手势都要显示出来。其次，做到完整、清楚。对发言者，除记录他们的原话外，发言的中心、线索，分几层意思，都要记得一清二楚。

(三)记录后要仔细整理

记录有原始记录，整理记录和印发记录之分。会议进行中的记录，多为原始记录，这种记录不可能达到准确无误的完美程度，这就需要整理加工。这种整理不象其它文字材料的整理，能加材料、换观点。它只要检查文字上的错漏，或记录中因时间紧张，空掉或错记、短缺的原话将其补正。

记录整理要趁热打铁，一般在会议的后半段，或者会议结束，就必须着手整理，趁着记忆犹新，及时完善整理工作，使记录更为完善。

例文：办公会议记录一(详细记录法)

党支部会议记录

地点：___会议室

主持者：___ (职务)

记录者：___ (职务)

出席者：支部全体党员(详见点名簿)

列席：___(职务)、___(职务)??

缺席者：___(缺席原因，如学习、出差、生病、无故等) 会议主题：

1、讨论支部工作报告;

2、讨论通过预备党员___、___转正。

发言内容和决定事项：

___(主持人、书记)：今天，我们召开支部全体党员大会，有__人出席，超过应到会人员半数，会议有效。今天我们还邀请___、___等几位同志参加，大家向他们表示热烈欢迎。今天会议是讨论通过去年支部的工作报告和讨论___、___同志的转正。下面让我来向大会做支部工作报告。

(书记做支部工作报告)

请与会同志酝酿，充分发表意见。

___(___)：??

??????

[详细记录每位同志的发言]

___(主持人)：刚才，同志们对我们的工作提出了许多宝贵的意见，我们会认真加以考虑，不断改进工作。接下来研究预备党员转正。

___(___)：??

??????

[详细记录每位同志的发言]

___(主持人)：??

[总结性发言，包括决议事项，务必要记详细]

散会

主持人：(签名)

记录人：(签名)

例文二：办公会议记录二(摘要记录法)

鬃学院第?/SPAN>次办公会议记录

时间：?/SPAN>年?/SPAN>月?/SPAN>日

地点：第一会议室

出席人：李?/SPAN>(院长)、王鬃(副院长)、陈鬃(中文系主任)??

缺席人：王鬃、朱鬃(到省开会)

列席人：(略)

主持人：李鬃(院长)

记录人：魏鬃

会议内容：

(一)报告

主持人传达省人民政府《关于压缩行政经费的通知》(略)

(二)讨论

我院如何按照《通知》精神，抓好行政费用的合理开支，切实做到既勤俭节约，又不致影响正常教学、科研等活动的开展。

(三)决议

1、??

2、??

主持人(签名)

记录人(签名)

1、记录会议的组织情况

组织情况包括：

(1)会议名称及时间地点

(2)缺席和列席人员

(3)主持人及记录人的姓名

(4)如果有其他需要记录的情况，可以以备注形式记录下来

2、记录会议的内容

会议内容包括：

(1)发言人的姓名及发言的内容，包括讨论的内容、提出的建议、通过的决议等，必要时还要记下表决情况。

(2)关于会议的相关动态也是必不可少的哟，如发言中的笑声、掌声、临时中断以及会场等重要情况。

(3)会议记录完了要另起一行写“散会”。重要的会议记录，要有主持人和记录人在正文右下方签字(ps:这是会议记录中的重要组成部分哟)。

3、采用速记

当会议的参与人员较多，议题和发言较多，详细记载比较困难时，速记是一个常用高效的方法。速记方法为：概括每位发言人的中心大意，切忌句句记录。速记时重点为以下内容：

(1)会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动。

(2)会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解。

(3)权威人士或代表人物的言论。

(4)会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论。

(5)会议已议决的或议而未决的事项。

4、确保会议记录的准确性和及时发出

(1)为如果遇到不太清楚的地方，在发出以前最好跟发言人本人和会议的组织者将不清楚的会议内容核实一遍，以免发出会议记录后产生异议。

(2)另外为了保证记录的时效性，应尽快整理好并发出供大家参考。

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