《秘书礼仪大全（实用3篇）》
秘书礼仪大全（精选3篇）
秘书礼仪大全 篇1
一、秘书礼仪
1.秘书礼仪的含义
秘书礼仪是指秘书在与人交往时所使用的表示友好和互敬的具体的行为举止，如握手、打招呼等。
礼仪是礼节和仪式的统称。
礼节是表示尊敬、祝颂、哀悼之类的各种惯用形式，如鞠躬、握手、献花圈、鸣礼炮等。
仪式是使用在正式场合的具有固定程序的一整套礼节，如国家的迎宾仪式、会议的开幕式、民间的婚礼等。
2.秘书礼仪的特点
(1)规范性。秘书礼仪是对人的行为举止的规范。
(2)差异性。任何国家和民族都有自己特别的礼仪。
(3)变化性。礼仪是社会发展的产物，时代在变化，人们的生活在变化，礼仪也会相应地发生变化。
3.秘书礼仪的作用
对于个人来说，能否表现出对他人的礼貌，是一个修养问题，有时还涉及到个人的道德水准问题。对于一个组织来说，秘书礼仪应用得得当与否，则体现出了该组织的管理水平和人员素质。
它的主要作用有如下两点：
(1)有助于人际交往
现代社会，人际交往非常重要。良好的礼仪修养表现的是自尊、对他人的尊敬以及对交往双方平等地位的强调。
(2)有助于事业发展
不论是个人还是组织，要想使事业得到发展，都离不开他人的帮助。适度的礼仪，能营造出良好的合作范围。
二、秘书涉外礼仪
1.涉外礼仪的含义
涉外礼仪是指对外交往时所使用的国际通行的礼节和仪式。它与我国的传统礼仪有很多相同之处，但也有很多不同点.
2.涉外礼仪的特点
涉外礼仪也可称为国际礼仪。
与我国传统礼仪相比，它的特点体现在以下两个方面：
(1)强调对个人的尊重，对个人隐私的尊重
(2)强调女士优先
3.涉外礼仪的原则
(1)不卑不亢，互相尊重
(2)入乡随俗，求同存异
(3)女士优先，注重次序
日常公务礼仪
一、仪容仪表
仪容通常是指人的容貌，包括未被衣服遮住的身体的部位.
仪表是指人的整体外貌，包括面貌、衣着和饰物。
对秘书人员来说，仪容和仪表的基本要求如下：
头发要勤于梳洗和整理，不能有头皮屑或油汗味;
发型要整齐美观。男性不宜长发披肩;女性留长发不要遮住眼睛，染发要慎重。
面容要保持干净，特别要注意耳朵、鼻孔、脖子、指甲缝等易疏忽的部位。
衣服应天天换洗，并熨烫平整。
二、正确的着装与服饰搭配
服装是由面料、款式、颜色这三个要素组成的。
穿着是一门很深的学问。
着装反映了一个人的品味和教养，也会影响秘书工作。
衣着要符合自己的身份、职务，应显出秘书人员的大方、精干、务实、可信的风格。
在此，我们仅从礼仪的角度探讨着装问题，即使衣着合乎身份、维护形象、符合礼仪的原则和方法。
1.着装的基本原则
着装的基本原则是国际通行的TPO原则：
T(Time)——时间;
P(Place)——地点;
O(Object)——目的。
在为自己挑选服装时，不可忽视TPO原则。
(1)时间
一年有四季，四季的着装不同;一天分昼夜，昼夜的着装有异;一个星期有7天，5天工作，2天休息，所着服饰也不会一样。需要特别注意的是，白天工作或休闲所穿的服饰，与晚上进行社交活动时所穿的服饰有很大差别。在涉外活动中，更要重视这一点。
(2)地点
地点的变化也会影响着装。在工作单位应该穿正装，但如果把正装穿到休闲场合，就显得不伦不类。
(3)目的
对目的的理解可以从两个方面讲：
一方面是做事的目的，如参加会谈或主持典礼;
另一方面是人们希望通过服饰传达给别人的印象，是严谨、高雅、成熟，还是独特、随意、幼稚。
这两方面均会影响到对服饰的选择。
2.公务场合的着装
公务场合的气氛是严肃的，讲究高效率地工作。
所以，公务场合的着装，要简洁、明快，适宜工作。作为秘书，性别不同，着装应有所区别。
男士的着装：深色西服套装是标准的公务场合着装。
*单排扣西服可以不系扣;如果系扣，两粒扣式的只系上扣，三粒扣式的只系中间的那粒。
*双排扣的西服不宜敞开穿。
*夏天或在热带地区，可以只着衬衣，不着外套。
*衬衣的领子和袖口务必要干净、挺括。不系领带时，衬衣领口的扣子一定要解开。衬衣的下摆一定要系在裤内，袖口的扣子要扣上，不能把袖子卷起来。
*深色西服一定要配深色袜子及皮鞋，白色袜子不可与西服相配。
女士的着装：西服套裙是传统的选择。
颜色可以是深蓝、深灰、浅灰、咖啡色、驼色系列等。
这些颜色传递给人的感觉是：
成熟、能干、自信、沉着，这些都是职业女性最应具备的素质。
这些颜色的外套也容易与其他颜色的衬衣相配。
丝袜的颜色应接近肤色，黑色丝袜只能配黑色裙子。
请记住“裙子越短袜子越长”这句话，裙摆一定要遮住袜口.
皮鞋的样式不要太时髦，黑色或与服装同色系最好。
夏季的衣服切忌过薄、过露、过透。
目前，职业装的流行趋势越来越休闲化.但较合适的休闲尺度，并不容易掌握。
无论怎样变化，着装的原则不会改变，记住并学会运用这一原则，将有助于应对各种场合。
3.休闲场合的着装
休闲场合的着装追求的是舒适、自然。健身、购物、旅游、居家等，都可以穿休闲装。
4.社交场合的着装
社交场合的着装应该高雅、漂亮、时尚。
男性可以着深色西装、中山装或近年流行的“唐装”。
女性可着连衣裙、套裙。参加晚间的盛宴、舞会、音乐会等活动，可穿单色的晚服或旗袍。
5.服饰的搭配
首饰的选择也要遵守TPO原则：
公务场合佩戴的首饰应该简洁，只戴一两件即可;
休闲场合佩戴的首饰，则可以更突出个性，可以造型新颖、色彩明丽;
社交场合的首饰应该是华丽的大型首饰。
三、得体的化妆
1.化妆的目的
化妆的目的是为了突出优点、掩饰缺点。
从礼仪的角度来说，公务场合的化妆是工作的需要，是敬业的一种表现;社交场合的化妆，是对主人的一种尊敬。
2.面部的基本比例
大家公认的比较标准的脸形是椭圆形，椭圆脸型的基本比例为“三停五眼”。
所谓“三停”即从额头到下巴，平均分为三部分，每部分即为一停。从发际线到眉毛为一停，从眉毛到鼻尖为一停，从鼻尖到下巴为一停。
“五眼”即指横向的面部比例。两眼之间的距离为一眼宽，两眼的外眼角到脸侧的发际线各为一眼宽，加上两只眼睛，共五只眼睛的宽度。
某种程度上说，化妆就是把不标准的脸型往标准的脸型上靠。上挑的、弧度大的眉型能使脸型拉长，平眉能使人脸型变宽，弯眉可减弱脸部的棱角，颜色深浅不一的粉底霜也可以改变脸型，等等。
3.皮肤的类型与化妆品的选择
(1)中性皮肤
中性皮肤是健康皮肤。这种皮肤光滑、富有弹性，不干不油腻，皮质细腻，薄厚适中，在成人中非常少见。
这类皮肤对化妆品不太挑剔，无论用油质还是水质的化妆品都有不错的效果。
(2)干性皮肤
干性皮肤细致透明，毛孔细小，由于缺乏油脂或水分，易起皱纹，但不易长暗疮。应选用专为干性皮肤配制的化妆品，要选择能保湿的隔离霜。
(3)油性皮肤
油性皮肤由于皮脂分泌旺盛，脸上特别是额头、鼻翼、下颚处有油光。毛孔较粗，经常爱生粉刺。应用比皮肤稍热一点的水洗脸，每天多洗几次，用专为油性皮肤配制的洗面奶洗脸。不要用油腻的化妆品。
(4)混合性皮肤
大多数亚洲女性都是这类皮肤。其特点是额头、鼻子、下巴是油性的，而脸上其余部位则是干性的。为了保护皮肤，在用化妆品之前，脸上干性皮肤的部位要多用一点护肤油。
(5)过敏性皮肤
这类皮肤易受气候、地域、花粉、食物等因素的影响而红肿、发炎，出现过敏现象。对于这种皮肤，在选择化妆品时要特别慎重，使用新品牌的化妆品前，要先在手臂内侧或耳垂后涂一小块，过24小时后如果没有过敏现象出现，才可以使用。不要轻易换护肤品和化妆品的品牌。
4、男士化妆步骤
刮脸：先用热毛巾敷一下，涂上剃须膏，用剃须刷蘸温水在胡须处来回稍润几下使产生泡沫，然后用剃须刀刮胡须。剃刮后，用温水热毛巾把泡沫
擦净。如不再化妆，涂护肤霜润面即可。
洁面：以清洁霜均匀涂于面部并按摩，再取药棉或软巾纸轻轻向两边擦去。
收敛：用爽肤水或营养蜜涂于药棉或手掌中，轻轻拍打于面部。
打底：取棕色基调粉底霜涂于面部以调正肤色，注意必须薄而匀。额头与颈部不可敷之过度，以免造成“假面”状。
双颊：以棕红色胭脂增加血色，但必须淡，气色良好者可不用。
眉：男性眉毛宜粗浓些，以显阳刚之气。一般以整理为主，按原形稍加修饰，起调整作用。
唇：一般只用润唇膏，唇色苍白者或嘴形太小则以唇妆弥补，可用棕色或肤色唇膏。
胡茬：胡茬浓者，可用淡黄色轻敷，以中和深色胡茬;倘不能掩盖，也可索性用眉笔将胡茬勾出，再用手将胡须抹匀，显示出小胡子，但形状色调一定要自然。
定妆：在耳背洒少许香水定妆。
5、女士化妆步骤
洁面：用适合自己皮肤的冷霜或洗面乳彻底清除脸部污物、油垢。
收敛：将爽肤水或化妆水轻轻拍于面部，给皮肤补充水分，软化角质，使细小皱纹收敛，并防止化妆脱落。
修眉：眉毛杂乱无型，依脸型修拔。
画眉：面孔向下而眼睛朝上看时，额和眼睛中间处挤入部分称“表情线”，是为眉造型最佳部分。由鼻翼的最下端分别向上作一垂线，并对准眼角作一直线，向上延长，将眉按原形延长线交于此点，此点即为眉毛所应取的终止点。眉在延长时应与眉形融合，确保自然。眉的化妆并应与眼睛、前额相吻合。不可粗浓而失温柔，不可细疏而不入时，大眼睛不可将眉修得过细，小眼睛则要将眉毛画得略粗浓些。
眼影：在上下睫毛底部用眼线笔画出细长线，上眼部尽量贴近睫毛部，从眼角至眼尾处引画，下眼线贴近睫毛部，从眼尾至眼角内侧先点上三点，然后用指尖把点延抹相连成美丽眼线。
润肤：按不同皮肤选用霜、乳、水滋润皮肤，防止皮肤化妆后干燥，但用量宜少，让皮肤透气。
打底：挑少许粉底霜点在额、鼻、双颊、下巴上，再均匀涂抹，鼻翼两侧和下眼睑睫毛处、发际处、嘴角处、颈际处要抹匀晕染，调正肤色。
唇：先画唇线外轮廓，再用选定颜色向内涂匀，唇线笔与口红的颜色以相差一号为佳。
颊：用小毛刷蘸胭脂少许，由颊部向内向下晕染，要均匀自然，边界要汇成一体。
定妆：轻扑香粉于脸上，但一定要薄，似有似无。
相关知识：服饰穿戴须知
1.流行的不一定是适合你的，决不盲目穿戴流行的东西。
2.时刻注意整洁，但倘要整理自己的衣着穿戴或要补妆时，应到卫生间，不宜在公开场合整理自己，也不要动不动就以手指理一下头发。
3.女秘书不应留长指甲，既不便工作也不卫生。
4.男士贴身内衣不可露出衬衫外，女子内衣的带子也不能显露于外，贴身衣裤的纹路不宜隐约可见。不论穿何种服装，商标都不该露于衣外。
5.场合越隆重、越严肃、越正式，越宜着深色装，其面料质地做工均应精良，所佩首饰应货真价实，不能佩人造珠宝。
6.在国外，倘主人在邀请信上注明服饰要求，应遵主人之意着装。
7.东方国家以年长为尊，西方国家以年轻为荣，与不同国家民族的人打交道，要了解对方心态和习俗，理解对方的服饰原则，并调整自己的服饰。
8.任何服饰仪容都与人的精神和举止融为一体，只有饱满的精神，得体的行为，才与恰当的服饰相谐。否则，衣饰并不能衬托甚至升华一个人的精神气质，反映一个人的修养素质。
四、日常交往礼仪
1.称呼、致意、介绍和握手这些是人们平常见面时的礼节。与人交往，初次印象很重要.能否给人留下一个好的印象，往往取决于你与人见面后几十秒钟内的表现。
(1)称呼。
在公务活动中，人们习惯按人的职称来称呼，一般在姓氏后面加上职务或职称。
在国际交往中，一般称男士为先生;对于女性，没有结婚的称“小姐”，对戴结婚戒指的(戴在左手无名指上的)女性，可称“夫人”;对婚姻状况不明的女性最为合适的称呼是“女士”，称“小姐”也无不可(不要看年纪大就称夫人，如对方没有结婚，这样的称呼会令对方感到不愉快)。有博士头衔的，可称“某博士”。
(2)致意。
这是最简单、最常用的礼节。点头、微笑，都是致意。致意的次序是：职位低者、年轻者、男性先向对方致意。
(3)握手。
为了表示欢迎、祝贺、慰问、鼓励等意思，我们常常需要握手。
在公务活动中，握手的次序是：职位高者、年龄长者、地位尊者以及女士、主人先伸手表示欢迎等意思，职位低者、年龄轻者、地位卑者以及男士、客人也应及时伸手相握，否则，对方会感到尴尬。
在国内，我们习惯让更需尊敬的一方先伸手。
在国际上，特别是最近以来，这一次序变得不太重要了，谁先伸手问题都不大，这是礼仪方面新的变化，值得关注。
握手时，目光要看着对方，不要游移不定，也不要看着别人，握手的力度要适中，不重不轻地握手几秒钟即可，不要握着手上下抖动，也不要长时间地握手谈话(异性之间长时间握手而谈的，只有情侣)。
有时涉外场合需要照相，握着的手则不要很快松开。
握手的时候，要脱下手套.女性除非戴着与服装相配的、作为服装整体一部分的手套，否则也应摘下手套。
日本人习惯鞠躬，一些阿拉伯人习惯行抚胸礼，泰国人则行合十礼，我们应该尊重他们的习惯。
各国的礼仪习惯千差万别.秘书多了解这方面的情况，能够更好地为领导当好参谋。
(4)介绍。
在涉外活动中，介绍是常用的礼节，是使陌生的双方相识的必不可少的礼节。
介绍分为自我介绍和他人介绍两种方式：
自我介绍的基本内容有：姓名、职务(公务场合)或与主人之间的关系(社交场合)。
为他人介绍时：先要了解被介绍双方有无相识的愿望或必要。一般来说，身份和地位悬殊的双方就没有必要介绍了。
为他人介绍时：讲究介绍顺序，即先把男性介绍给女性，把年轻人介绍给老年人，把职位低者介绍给职位高的，以此表示对后者的尊重。
在公务活动中，一般不考虑女士优先的原则，而是以身份、地位为首选因素。
2.名片礼仪
随着社会的发展，名片已经成为社会交际中不可缺少的工具之一。名片主要用于自我介绍和建立联系之用，也可作为简单的礼节性通信往来，表示祝贺、感谢、辞行、慰问等。由于名片上记载了很多信息，因此受到人们的重视。
接待外国客人，尤其是日本、韩国的客人时，见面交换名片是不可省去的礼节。
1)名片的格式
(1)常见的名片规格是9cmX5.5cm和10cmX7cm两种。
(2)名片文字的排印有竖排和横排两种。
(3)横排时，一般左上角是任职单位和部门，姓名、职务在中间，通信地址、电话号码、邮政编码在右下角。
(4)竖排时，任职公司、部门写在右上角，姓名、职务在中间，通信地址、电话号码、邮政编码在左下角。
2)名片的放置
(1)随身携带的名片，应放在易掏出的地方，如衣服的上衣口袋。
(2)一般来说，名片最好放在专用的名片盒或名片夹中。
(3)存放他人的名片也应放入专用的名片簿中，既示尊重，又便于查找。
3)名片的交换’
(1)要双手拿住名片上方把字正面朝向对方，以齐胸的高度递上，并说“这是我的名片，请多指教”这样的话。
(2)接受名片时，也要毕恭毕敬，双手捧接，接过后，一定要仔细看一遍，不懂之处当下请教。有时可以有意识地重复一下对方的姓名和职务，以示仰慕。
(3)绝对不可以用一只手去接名片，看也不看一眼就装进口袋或放到桌子上。
(4)若要把名片放桌子上，不能在名片上压东西。
(5)如果一次同很多人交换名片，且都是初交，那最好依照座次来交换，并默记对方的职务和姓名，以防弄错。
4)名片的索要
向他人索要名片时，不要直接开口，而是要含蓄地向对方仔细地询问姓名、单位、地址、电话等。如“先生、小姐，今后想向你请教，怎样能找到你?”、“先生小姐，今后怎样和你取得联系?：”。若对方愿意，一定会送给你一张名片。
3.拜访约会的礼仪
(1)预约
在现代社会，拜访以前先预约，已是约定俗成的规矩，应尽量不做不速之客。
(2)拜访前的准备
“有备而来”的成功率会比随意而访的成功率大得多。
准备得越充分，拜访和商谈就会越顺利。
首先，要做好背景材料以及相关文件的准备工作。
其次，要做好心理准备。
再次，要做好服饰准备。
(3)赴约
遵时守约的原则。遵守时间是涉外人员最基本的素质之一。
涉外秘书要多了解拜访对象的风俗习惯，以免拜访时产生沟通障碍。
约束自己的言行。不论是公务拜访，还是私人拜访，都要注意自己的言行举止，做到举止得体而不拘谨，目光专注而不游移，声调适度而不过高，话题明确而不犯忌。
公务拜访时：要先向对方负责接待的人员打招呼，报上自己一行人的单位、姓名以及拜访对象的姓名，然后安静耐心地等待接见.
在会客室等待接见时：不可大声谈笑，也不要对会客室的布置指指点点，要按照接待人员的安排就座，安静等待。
(4)及时告辞
要想做受欢迎的客人，及时告辞是要点之一。这一举动能表现出对主人的理解和尊重，并且也能表明我方的工作效率和修养。
秘书礼仪大全 篇2
差旅礼仪
一、公共场所的礼仪
出差或出门旅行，在公共场所要善于约束自己的言行。这些细节特别能体现个人的修养。
这方面的礼仪很多，在此把主要内容归纳为三个方面：
1.对待他人的态度
在公共场所，周围都是与自己无关的人，此时更应该注意自律，注意对他人的态度。
(1)友善的举止
对陌生的路人应该友善;走路碰撞到别人时，应道声“对不起”;别人对你微笑时，应回报以微笑;在走路或排队的时候，注意保持距离，不要紧随人后。
(2)不妨碍他人利益的原则
凡是遇到不知怎样做才能符合礼仪时，就可以应用这一原则.
(3)要入乡随俗
要了解当地的风俗禁忌，并一定要遵守。
不要拿己方的习惯和对方的比较，要充分尊重对方。
2.爱护环境
不论在国内还是国外，我们都要爱护环境。
这里要注意如下几点：
(1)不乱扔垃圾。
(2)不随地吐痰。
(3)不随意采摘路边和景区的植物。
(4)不攀爬景区的塑像、树木，不到处刻字留念。
3.照相、摄像要守规则
一些国家的教堂或博物馆不允许摄像拍照，要留意门口是否有禁止拍照的标志和文字。在一些阿拉伯国家，要给当地的妇女拍照，最好先征得对方的同意。由于宗教信仰的关系，她们一般不愿意让陌生人拍照。
二、乘坐交通工具的礼仪
1.乘坐汽车的礼节
(1)乘坐轿车的礼节
乘坐轿车时，最尊贵的座位是与司机成对角线的后排靠右的座位(如在车左向行驶的国家或是地区，则为后排左侧座位)。因为这个座位既安全又方便。
其次是后排左侧、后排中间、前排副驾驶位。
如果主人亲自开车，那么主客就应该主动坐到副驾驶位，以示对主人的尊重;其他人则依次坐于后排右侧、后排左侧、后排中间的位置。
(2)乘坐吉普车的礼节
乘坐吉普车时，最好的座位是在司机旁的副驾驶位置，因为这一座位比后座平稳，视野开阔，其他位置的顺序依次为后右、后左、后中。
(3)乘坐大客车的礼节
乘坐大客车时，越靠前的座位越平稳舒适，除了副驾驶位以外，应当让领导及体弱或年长者坐到前排。
许多旅行大客车上安装了空调，窗户不能打开，乘坐这种车时要特别注意以下几点：
①勿吸烟，勿随地吐痰。
②晕车时的呕吐物要吐在塑料袋里，系好袋口。
③尽量少在车上吃带壳带皮的零食。
④旅客间要互相帮助，不要为了争座位等小事争吵。
⑤别人休息时，不要再大声谈笑。
⑥脚有气味的人最好不要脱鞋。
⑦途中休息时，要抓紧时间去洗手间，按时返回，不要让别人久等。
2.乘坐飞机的礼节
(1)候机时不要大声喧哗，应该安静地等候。
(2)登机后应该按照顺序入座，不要拥挤，不要抢行李架.
(3)登机后关上手机、呼机、计算机等。
(4)不要乱动飞机上的设备，特别是紧急出口的开关。
(5)尽量保持安静，同伴间聊天的音量要适度。
(6)保持洗手间的卫生。
(7)飞机上的非一次性餐具不可以带走。即使是一次性的，也最好不要带走。
(8)有问题可以请教乘务员，下飞机时向乘务员告辞。
3.乘坐火车的礼节
(1)乘坐火车，首先要保持环境卫生，不仅不能往车厢内乱扔果皮纸屑，也不能把垃圾扔到车窗外面。
(2)同伴间聊天、打牌，不要过分喧闹。
(3)不要多占座位或是多占行李架。
(4)不要在桌子上堆满自己的物品。
(5)不要吃气味重的食品，不要抽烟喝酒。
三、下榻宾馆的礼节
1.接待来访的客人
在宾馆接待来访的客人，最好的地方是在大厅或咖啡厅。客人来访前，秘书应对接待地点实地察看，要对不妥的地方做适当的调整。住宿的房间被外国人认为是私人空间，他们不习惯在此接待客人，同样他们也不习惯到客人的房间拜访。
2.住宿礼节
(1)在宾馆住宿，要接触很多服务人员，比如行李员、服务员等。在国外，让行李员帮助提行李需要支付小费，有时候房间太乱，也应给帮助收拾房间的服务员小费。
(2)在楼道里遇到其他客人，应该友善地主动打招呼。
(3)应把电视的音量放低，不要在自己的房间里大声喧哗.
(4)不要太晚熄灯，以免影响同屋的人。
3.正确使用设备
(1)在国外，许多宾馆的卫生间并不提供盥洗用具，如牙刷、牙膏、洗发液等，这些都要自备。
(2)卫生间里多数没有下水道，在洗澡时务必要注意把浴帘拉上，下摆垂在浴缸中。
(3)冰箱里的饮料和小食品费用都很高，要看清楚再决定是否食用。
(4)出门不要丢失钥匙。
秘书礼仪大全 篇3
4.谈话的礼仪
(1)语言与话题的选择
在对外交往中，选用的语言是有讲究的。
在正式的官方活动中：需要使用本国的国语，以体现国家主权的尊严。
在非官方的商务活动中：可以使用国际通用的语言或是双方都懂的语言，或者配备翻译。
话题的选择，不仅仅是技巧问题、礼仪问题，有时甚至可以成为政治问题，以致造成外交方面的纠纷，所以务必要小心.
以下的话题，是应该避开的：
①政治话题。
②个人隐私问题。
③非议他人
④庸俗下流的话题。
(2)谈话的态度
在对外交往中，我们总会发现双方的观点、处理问题的方法有许多不同之处。
在谈话态度上表现在以下几个方面：
①诚恳坦率。
②明确直率。
③坚持原则。
(3)声音与语气
在涉外工作中，秘书特别要注意控制自己的音量。中国人说话的声音一般比较大。但在国际礼仪中，以说话声音适度为有修养。
所谓的适度：是以能让参加者听清而不影响其他的人为准，这样的音量相对于中国人来说是偏低的。
另外，语气很重要：
一方面语气要体现礼貌，多用谦词敬语;
另一方面，不论对方单位规模多大、多么著名，己方也要不卑不亢，不能曲意奉承、委曲求全，以至于丢失了自己的人格和国格。
(4)倾听者的礼貌
作为倾听的一方，相对比较被动。
倾听者应该学会从谈话中获得有益的信息。
作为倾听者，要和说话者有眼光上的交流和语言上的呼应。
五、姿态举止的礼节
1.正确的站姿、坐姿、行姿
正确的站、坐、行姿态是其他礼节的基础，是举止正派的表现。
正确的站姿关键要把腰挺直，收腹、挺胸、收臀;头要正，要有向上顶的感觉，目光平视前方，双臂自然下垂;腿要并拢，脚后跟要贴紧，脚尖微微外撇。
男性的腿可以分开一点。不可以靠着墙或门框站着，这样容易让人觉得散漫、懒惰甚至不正派。从上身看，正确的行姿要基本像站立一样挺拔，重心略向前倾，双臂自然摆动，双眼目视前方，头要端正。步幅可以根据个人的身高来调整，身高腿长，步幅就大，个子矮小，步幅就小。另外，服装也影响行姿，女性穿裙装，走路忌讳八字脚、驼背含胸。
在公务场合、涉外场合，坐姿一定要端正。正确的坐姿是：
落座轻稳，坐下后不松懈。特别是坐沙发时，不能像抽去骨头似的堆在那里;双肩平正放松，两手自然放于腿上，也可以一臂弯曲放在沙发扶手上，掌心向下。
男性双腿可以分开约一拳的距离，女性腿要并拢，绝不能叉开腿坐，特别是在穿短裙时更要注意;也可以双腿斜向一方，双脚交叉，双膝靠拢。
在一般场合下，跷腿是可以的，但不能抖腿，更不能把鞋挑在脚尖上。在比较严肃的场合，坐椅子面积的三分之二就可以了。如果对方是很重要的客人，与之谈话时，身体可以略略向前倾，而不要靠椅子背。
2.手势的运用
适当地运用手势有助于表达自己的想法，但频率不可以过高，幅度不宜过大。在涉外场合中，还要看交往对象。
英国人较为拘谨，举止较为沉稳，幅度小;
美国人大多性格外向，手势幅度相对大。
特别需要注意的是：我们的一些习惯性的手势，在涉外场合最好不要用，以免引起误解或造成失礼。
指示的手势应该使用右手，四指并拢，大拇指自然张开来指点远处的事物或人。要指出近处文件中的某行字，可以使用右手食指。与阿拉伯国家或者印度人打交道时，一定不要使用左手做这些事情，因为他们认为左手不干净，用左手是对他人的冒犯。
表示胜利和成功时：右手食指、中指向外伸出，构成一个英文字母“V”字，用以表示胜利。运用这一手势时，一定要使掌心向外。
表示事情顺利时：有些人爱用右手的拇指和食指做成一个圈，其余三个手指伸出，表示“OK”，一切顺利，在美国可以这样示意;在日本则表示钱;而在南美洲的巴西，则表示非常下流的意思。
指点自己不要使用右手食指或者大拇指，这样会显得很粗俗。在与外宾谈话当中，若涉及自己时，可以伸出右手，手指并拢，手掌朝向身体，轻轻按在左胸前，这样既文明又显出自尊自信的内在修养。
当然手势的运用也要因人、因场合而定。秘书自己要处理好，在必要时也要提醒领导。
1)伸食指以食指指人，很多东方国家认为是不礼貌的，在西方国家则认为这是批评、嫌恶被指之人，在我国，却只是指一下罢了。弯曲食指，我国表示“9”，到了美国就成了召唤人了。竖起食指，除了像我国习惯可以表示“1”以外，法国人以此表示“请求提出问题”，缅甸人以此表示“拜托”，新加坡人以此强调重要性，在澳大利亚，却表示“再来一杯啤酒”。
2)伸拇指翘起拇指，可表赞扬之意，亦可表“为首”、“为大”。但在澳大利亚，这有恶意骂人的含义，意大利人又以此表数字“尸，而英国人则表示他想搭车。
3)其他指势竖起二指呈“V”型，我国表示“2”，英语国家表“成功”、“胜利”;但手心向内的竖起二指却是侮蔑性的。拇指食指曲成圆圈，掌心向外，再竖起另外三指，便是“OK”手势，这在美国表示同意首肯，在法国表示“o”，在印度表示正确，在泰国表示“没问题”，在日本、韩国表示金钱，在巴西表示引诱女人，在突尼斯表示傻瓜、无用。此外，表“5”以上，“10”以内的数，外国人不用一只手比划，当然也不明白我国用一只手表示的这些意思。
4)左手在许多地方，人们认为左手是不干净的，因此必须以右手为尊，右手为贵。不能以左手收受礼物、递接东西，不能以左手吃饭。在印度、泰国、印尼、阿拉伯国家和一些非洲国家都如此。
5)其他动作我国年长者抚摩小孩头顶以表喜爱，而在佛教国家则万万不可。阿拉伯人喜欢触摸对方，并闻对方的气味。我国以点头表同意，摇头表否定，但在阿尔巴尼亚、保加利亚、尼泊尔等国恰好相反，点头否定，摇头才是肯定。日本人点头不表同意，只表理解，而阿拉伯国家点头只是礼貌而已。
双臂交叉置于胸前，许多地区认为既不雅观亦无含义，而斐济却以这一身姿表示对说话者的倾听和敬重。招呼饭店服务员，西班牙人吹口哨，非洲人敲打桌子，这在他们都是合乎礼仪的。
3.适当的表情
在涉外活动中，秘书人员的待人态度和表情异常重要。可以说，秘书是组织形象的代表，管理水平、人员素质都会通过秘书的形象反映出来。
概括起来，主要有以下几种情况：
①公务注视。在公务活动中的严肃场合，目光应该注视对方双眼以上的额头部位。
②社交注视。在社交场合，目光应该注视对方双眼以下、下颚以上的部位。
③亲密注视。这种注视适用于亲朋好友之间，或是恋人之间、夫妻之间，即目光注视对方的上半身。
场合越是严肃，目光就越是不能到处游动，越要稳定一些.
微笑的人使人感到和蔼可亲，可以信赖，让人紧张的心理为之放松，所以，国外的单位都把微笑作为雇员接待顾客的重要礼节。
能够微笑着接待来访的客人，并不容易做到，这需要经过一番训练或者磨炼才能做到，要控制自己的不良情绪，不以自己的喜好来对待客人。
4.进餐礼节
(1)饮酒礼节
中餐餐桌上可以同时上啤酒、白酒、葡萄酒，西餐餐桌上只上葡萄酒。
中餐的礼节之一是向客人劝酒敬菜，客人喝得多，主人会觉得有面子。
西餐礼节是分餐制，主宾互相敬酒，但不劝酒。主人认为客人喝多少酒是客人自己的事情，应该尊重客人的选择。这点上，充分体现了中西方文化的差异。
(2)中餐礼节
中餐最为重要的礼节是使用筷子的礼节。
有六个方面的禁忌应予以注意：
第一忌讳把筷子插在饭碗里;
第二忌讳用筷子敲打餐具;
第三忌讳吸吮筷子后再去夹菜;
第四忌讳使用自己的筷子为客人夹菜;
第五忌讳夹菜时在盘中翻检;
第六忌讳连续夹菜而不用饭。
建议在宴请外宾时，不要为他们夹菜，哪怕是使用公筷。为了表示热情友好的礼节，可以向其介绍各种菜肴的做法、口味，随其选择。
中餐的汤很烫，和西餐完全不同。汤上来之后，应该提醒外宾注意这一点。不能用嘴去吹凉或者使用勺子来回搅。放在一边稍微凉一凉即可。
(3)西餐礼节
首先，要了解西餐的“4M原则”：第一：Menu，精美的菜单;第二：Mood，迷人的气氛;第三：Music，动人的音乐;第四：Manners，优雅的礼节。西餐宴会自始至终要贯穿这"4M原则”
其次，要重点了解其中的第四个原则，即“优雅的礼节”。西餐桌前的一举一动，都有讲究的礼仪规范。现简单介绍如下。
1)入席：赴西式宴会应首先向女主人招呼握手，然后再转向男主人，这是西方的习俗，颠倒了次序是失礼的。女主人的右边是男主宾，男主人的右边则是女主宾。男宾入席时如发现左边有女宾时，应替女宾拉开椅子，待其就座后，方可自己坐下，女宾此时也应表示感谢。
西式宴会上一切以女主人的行动为准。女主人如起立迎客，或举杯祝酒，大家都应陪同起立、举杯，以示礼节。
2)餐巾：餐巾是西餐特有的。入座后摊开餐巾或离座前收起餐巾，都要以主人为先。干杯、致词，或中途要临时离席，可将餐巾放在椅子上。宴会结束离席时，应将餐巾大致折叠一下放在桌子上，表示不想再吃了。用餐中途可用餐巾轻轻擦去嘴边和手上的油渍和脏物，女士要注意擦嘴时不要让口红弄脏餐巾。不能用餐巾来擦餐具和桌子。
餐巾的使用方法
当作指挥信号。西餐的一个礼节是一切听从女主人的安排.宴会开始的信息是女主人拿起餐巾，结束的信号是女主人拿起餐巾沾沾嘴，然后把餐巾放在桌上。
用来保护服装。餐巾打开后对折，放于大腿上，用来保护服装。不能围在脖子上或塞在衣扣里。
餐巾只能用来擦嘴、擦手指尖，而不能用来擦脸和脖子。
3)刀叉的使用：西餐的餐具是刀、叉、勺。左手持叉，右手持刀或者勺。
刀叉不可以碰响餐具，不可以手持刀叉比比划划。
咖啡勺、茶勺只能用来搅拌，而不能用来盛咖啡或者茶来喝。刀叉是西餐中最主要的进餐用具。习惯用法是左手持叉，右手握刀。欧洲式吃法是：左手用叉按住食物，右手将食指按在刀背上，用刀把食物切成小块，再用左手握的叉子叉住切下的小块食物送人口中，切下一小块吃一小块。美国式吃法稍有不同，即按上述方法将食物切成小块后，将刀斜放在盘子上，腾出右手改持叉子将小块食物送人口中，甚至可以将叉齿向上，把食物铲着送人口中，然后，叉子再改用左手持，右手再持刀切割，周而复始。不论哪种方式，都必须切割一块吃一块，而不能将盘中食物先全部切碎，再持叉一块接一块吃。有的食物如用叉子可以分割，就不一定非用刀不可。
盘中的食物如需推移，应用刀推移，必要时可用左手持刀推移。不能转动盘子以转变食物堆放的方位。所有的食物，都要用叉子取食，切忌用刀叉着进食。吃面条也是用叉，但要用叉卷起来送进口，不可挑起来吃。刀、叉等餐具用毕后，要放置于盘碟上，不能放在碗内。
刀叉取用的顺序，按上菜的顺序由外向内取用，吃一道菜，用一副刀叉，用完后将刀叉并排放在盘中央，刀右叉左，叉面向上，汤匙把向着自己，表示用餐完毕，服务员见了会将餐具撤走。如有事暂离餐桌，可将汤匙斜放，刀叉交叉摆放在盘中或摆成八字形搁在盘边，刀叉头均朝外，这表示还没有吃完，服务员就不会来撤去餐具。千万不要把刀叉并在一起横放在盘子上，头向左前方，刀刃对着自己或他人，这是西餐桌上的禁忌。
4)就餐：西餐的菜肴由左边上，饮料由右边上。大型宴会通常由服务员用大托盘托着菜肴至宾客面前，由宾客自己取食。宾客对每一道菜多少总要取一点，放人自己的盘中，尽量不要多取吃剩。西餐的上菜顺序是：面包、汤、各类菜肴、甜点、水果、咖啡或红茶。正式宴会的内容可能更加丰富。
因此，出席西餐时应先熟悉一下菜单，不要一上来就吃饱，接下来就无法应酬了。
5)汤：除主食外，西餐的第一道莱往往是汤。在主人拿起调羹(汤匙)以前，客人不得先动手食用。汤上来时，应用右手持汤匙，先斜斜地沉人汤碗，再由身边往前向上舀出，而不是由外向内舀汤的中式吃法。这时要注意的是汤匙不可盛得太满，不要让汤水滴下来。喝汤时，要从匙的旁边喝，不要从顶端喝。第一次舀汤宜少，先尝试温度，温度适宜时，连匙带汤一起送人口中，而不能啜，更不能啜出响声，也不能一匙汤分几口吃完。如汤的温度较高，应待它自然冷却，而不要用匙任意搅和或用口吹凉。汤匙接触碟子时，尽量不要发出声响。汤将喝完时，可用左手持汤盘向外倾斜，以便取剩在盘底的汤。有的宴会用两侧有耳的杯盛汤，这时，可用两手持杯耳，端起来喝。喝完汤，汤匙应搁在汤盘上或托汤杯的碟子上，汤匙应指向自己。
6)面包：属于主食。一般西餐中，面包在宴会开始前5分钟先摆上餐桌。但在正式宴会上，面包是等喝完汤后才开始吃的。吃面包时，不能用刀切割面包，也不可用口咬，而应用手撕成小块吃，吃一块撕一块。如果要涂牛油或果酱，不可先涂整块，再撕下来吃;而是先撕下小块放在餐碟上，再用刀把牛油或果酱涂在小块上，送人嘴中一口吃下去。不能一次只吃半口，又剩半口接着吃。不能拿自己用过的牛油刀到牛油皿或果酱皿里取牛油和果酱。
如果吃面包配汤喝，应一口面包一口汤交替着吃。撕面包时，碎屑应用碟子盛接，不要弄脏餐桌。用叉子叉着面包吃或把面包浸在汤里再捞出来吃，都是不合礼仪规范的。如果是法式面包，则可以在面包上先涂上几口都吃不完的一大片牛油或果酱，然后再撕成一块块来吃。
7)蔬菜和色拉：配制在主菜里的蔬菜都可以吃，如菜叶太大，应用刀在盘中切割，然后再用叉子送入口中。色拉用叉子铲着吃。青豆等豆子可用叉子先压扁，再用叉面舀起来吃，不要一颗一颗叉着吃。小片的番茄、芹菜条可用手拿来吃，也可用叉取食。玉米段插上牙签、木棒，可以拿起来啃，当然也可用刀叉弄下玉米粒后，再用叉舀着吃。
8)鱼、虾、海鲜
在正式的西餐宴会上，有时第一道菜可以是开胃小菜(小吃)，主要有虾、海鲜、蜗牛等。但鱼总是在汤后面上来的。吃鱼片，可持叉进食，少用刀。如吃一条完整的鱼，应先将头、尾、鳍依次切除，推在盘子一旁，再用刀将鱼身的上层肉轻轻切割成小块，再用叉子叉小块鱼肉吃。吃完鱼的上层肉，切忌翻身，应用刀叉把鱼的主骨从左侧挑起放在盘子边缘，然后再用同样方法吃另一半。要用刀叉去除鱼骨，不能用手代劳。如吃到骨头，不能用口吐出，而应先用一手掩口，再用另一手拇指自唇部取出，也可吐在叉子上再放到盘子里。如鱼盘里附带有柠檬片，可用刀叉挤汁将其汁液滴在鱼身上以去腥味。如吃贝类海鲜，应以左手持叉，刺其肉挑出来吃。如吃龙虾(一般是去头的)，应以左手持叉，叉起虾尾，右手持刀，插进尾端压住虾壳，再用叉将虾肉拖出来切食。龙虾脚可用手指撕去壳再吃，吃完后用送上的放有柠檬片或花瓣的水盂洗手指，切不可把这盂水喝了。
9)肉类：西餐中的牛排，其熟度通常分为四种：带血的、半生的、七成熟的、熟透的。如服务员问你“要几分熟的牛排”，你要一次回答正确，否则你不敢吃或让人去重烤，都是失礼的。切牛排应由外侧向内侧切，如一次未切下可再切一次，但不能像拉锯子似的来回切，也不能拉扯。切下的肉大小要适度，不要大块往嘴里塞。猪排和羊肉都要吃熟透的，吃法与牛排相同。吃烤鸡或炸鸡，也用刀叉。如果是整只的雏鸡或乳鸽，可先将它自胸部剖成两个半块，然后用叉压住，用刀割下腿肉和胸肉吃，不要去翻身。嚼肉时，双唇应合拢，不要有响声，口中食物未咽下，不要再往嘴里塞。遇有骨头，也不能吐，处理方法与吃鱼时相同。
10)甜点：吃点心要用点心匙和中号叉子。一般蛋糕和派、饼，可用叉分割成小块，较硬的可用刀切割成小块，都用叉子叉着吃，也可用叉面铲着吃。吃三角形蛋糕要从顶点一头开始吃。冰淇淋、布丁等较软的甜点，可用匙取食;如小块硬饼干，可用手取食。注意不要让蛋糕屑、奶油等沾在嘴巴边，也不要用手拿点心给别人，可用叉或刀托着送过去给别人。
(4)饮茶礼仪
茶是中国人最喜爱的一种饮料，饮茶体现的是一种文化。因此，待客以茶，不能马虎大意。要特别注意茶杯或茶碗有无破损、裂纹或茶垢。茶具以陶瓷制品为好。茶叶的品种可多一些，如绿茶、花茶、乌龙茶等，以备宾客挑选。如是外宾，一般来说美国人喜欢袋泡茶，欧洲人喜欢红茶，日本人则喜欢乌龙茶。宴会上，一般由服务员给客人上茶，客人应对服务员表示感谢。
在宴会上不应大口喝茶，甚至喝得咕咚咕咚直响，而应当慢慢地一小口一小口地品尝。遇到水面上飘浮的茶叶，可轻轻吹开，或用茶杯盖轻轻拂去，不可用手去杯里捞出茶叶来扔在桌上或地上，也不要吃茶叶。我国古时流传下来有以再三请茶作为暗示送客的做法，因此，在招待老年人和海外华人时，要注意，不能一而再、再而三地请其喝茶。
(5)、喝咖啡礼仪
欧美人都有喝咖啡的习惯，喝咖啡体现的也是一种文化。通常西餐最后一道程序是喝红茶或咖啡。如果是喝咖啡，应当要知道，盛放咖啡的杯碟都是特制的，杯耳朝向应在饮用者的右方。咖啡匙是专门用来搅咖啡的。喝咖啡时可以加入牛奶或糖，称为牛奶咖啡;也可以什么都不加，称为清咖啡。也有人喜欢在清咖啡中兑人啤酒饮用。如果在咖啡中加方糖，应当用专用的夹子，而不能用咖啡匙去取。也不要用咖啡匙去用力捣碎已放人杯中的方糖，可轻轻搅拌，促使方糖溶化，但不可以咖啡匙碰撞杯壁发出声响。
要喝咖啡时应当先把咖啡匙取出来放回咖啡碟上，千万不要用它来舀咖啡喝，这是不符合礼仪规范的。如嫌咖啡太烫，不能用嘴去吹，而应等它自然冷却，或用咖啡匙在咖啡杯内轻轻搅拌使之冷却。
喝咖啡时，应用右手食指和拇指拿咖啡杯的杯耳，左手轻轻托着咖啡碟，慢慢移向嘴边轻轻地喝，不要发出响声。不能满把抓杯，大口地喝;也不能低下头去就咖啡杯。喝完，应马上将咖啡杯放人咖啡碟中，不要让二者分开。添加咖啡时，也不要单单把咖啡杯从碟中拿起来，应连碟一起拿。
(6)吃水果礼仪
在宴会上，一般都要请客人吃水果。非正式宴会，吃水果可随便些，而正式宴会上，吃水果就要讲究礼仪了。通常水果应预备几种，以便使客人有一个选择的余地。洗净后的水果装在盘内端上来时，应备好清洁的水果刀或成套的水果餐具。不要主动为客人削、剥水果，也不要拿着削好、剥好的水果硬送给客人吃，这样做既不卫生，又不礼貌。现在为方便大家，宴会上通常是端上事先去皮切块的水果，如西瓜、哈密瓜、香瓜、苹果、梨、菠萝等，上插牙签，以便大家用牙签戳着吃。草莓类可洗净放于盘中，用匙或叉取食。甜橙可洗净后带皮切块装盘，客人可用手拿来吃，吃完，把皮放人果皮盆。西餐中吃葡萄不可整串拎起来吃，而应用手一颗一颗揪下来吃，而且西方人习惯连葡萄子吞吃。如果不习惯吞子，那也不能直接吐在桌上，而应用手遮口，把果核吐在手中或匙中，再放到果皮盆里。吃水果应一小口一小口地吃，不要一下子把嘴塞满，也不能边吃边谈，更不能将果皮果核乱吐乱扔。西餐中，吃核桃一类坚果时，不能放在嘴里直接用牙咬，而应当用专用的核桃锤把果壳敲开，再用专用的夹子取食。
西餐在吃水果前，通常要送上洗手钵(nnge卜bowl)，水面上常撒有花瓣，专供洗手用。但要注意，千万不能把整个手伸进去洗，只能洗手指尖。洗毕，用餐巾擦干手，再吃水果。同样，吃完水果，也应当先洗手指，再用餐巾擦干，而不能未洗手指就用餐巾擦。
最后要注意的是，不论是中餐还是西餐，如果不慎将菜汁、汤汁、水果汁、茶水、酒水、咖啡溅到邻座身上，应立即道歉，并协助对方擦干;如果对方是女性，则不宜帮着擦，而应递上干净的餐巾或手帕，由她自己擦。
(7)处理意外的方法
餐桌上时常会有尴尬的事发生，要冷静处理，才不会扩大消极影响。
碰撒酒水、菜汤之类，当事人不要慌，先用餐巾吸干酒水，或叫服务员帮忙。坐在旁边的人可拿自己的餐巾给他擦拭，坐在远处的人最好装作没看见，以减少当事人的不安和尴尬。
筷子等餐具掉在地上不必捡起来，请服务员再拿一副即可。
如果不慎吃进烫嘴的食物，赶快拿起水杯喝一口饮料，实在不行就吐在餐巾里。
(8)席间禁忌
咳嗽、打喷嚏、打饱嗝等，都属于不应该发出的声音，最好控制住。
咳嗽、打喷嚏时，要立即用餐巾纸捂住嘴，把脸侧向一旁，并向旁边人道歉。
吃饭时不要咀嚼出声，闭上嘴咀嚼就可以避免此类情况.
不要只顾自己埋头吃饭，不与旁边的人交谈，而要与两旁的人有交流。
不要一边嚼饭一边与人交谈，要把饭咽下去再说。
不要大声喧哗，不顾旁边的人。
不要当众剔牙、补妆、伸懒腰。